Sélectionner une page

Dans le cadre de votre système de management, vous devez mettre en place une veille règlementaire, en particulier au niveau des thèmes de la santé et de la sécurité au travail, et au niveau de l’environnement.

Plusieurs sources devront être utilisées afin de vous assurer de la complète couverture des exigences règlementaires.

Si vous disposez d’un service juridique, profitez-en. Il pourra vous aider dans la mise en place de veille règlementaire. Si cela n’est pas votre cas, le mieux est de vous rapprocher de partenaires assurant l’activité de veille pour vous.

La branche (exemple : UIMM – Union des Industries et des Métiers de la Métallurgie), dans laquelle votre entreprise cotise, est une source possible. L’UIMM propose de vous envoyer mensuellement de l’information de veille dans les deux domaines évoqués précédemment.

Internet est une source, mais il va falloir disposer d’une méthodologie de veille éprouvée afin d’identifier les textes auxquelles votre entreprise est soumise.

J’ai personnellement testé la solution proposée par le groupe Bureau Veritas nommée amadeo.

solution amadeo du groupe Bureau Veritascliquez sur l’image pour l’agrandir

L’écran d’accueil permet de visualiser les nouveaux textes à traiter dans le cadre de votre veille réglementaire. Ici, on voit un texte dans le domaine de la sécurité au travail. Les textes fournis par l’outil de veille distingue sont classés en 3 catégories :

  • texte pour information
  • texte applicable
  • texte applicable – vérification / contrôle

La dernière catégorie désigne les contrôles périodiques à faire par l’entreprise.

L’outil amadeo propose d’autres fonctionnalités en dehors de la veille réglementaire. Il est en effet possible :

  • d’assurer le suivi de la conformité réglementaire. Ce module répond parfaitement aux exigences de conformité des référentiels OHSAS 18001 et ISO 14001.
  • de définir et de suivre les plans d’actions de mise en conformité réglementaire.
  • de gérer les risques professionnels à travers le DU « Document Unique ».
  • de stocker des documents complémentaires dans l’espace documents.

Focus sur la veille réglementaire

amadeo est une solution logicielle Web permettant de gérer les textes applicables dans les domaines retenus avec le consultant de Bureau Veritas. Ce dernier passe en effet du temps avec vous pour déterminer, suite à des entretiens et une visite de l’entreprise, les domaines à prendre en compte dans amadeo.

Tous les textes applicables et les textes pour information sont automatiquement remontés dans amadeo dans la rubrique « nouveaux textes ».

Le premier travail va consister à prendre connaissance des textes applicables. Il est possible d’évaluer la conformité aux articles d’un texte, par choix d’un bouton radio :

  • conforme à l’article
  • non conforme à l’article
  • article à vérifier
  • article sans objet

Ce premier travail permet de disposer d’une première situation de la conformité légale et règlementaire de votre entreprise.

Cette veille réglementaire reste toutefois partielle dans la mesure où la base de données ne comprend pas les textes locaux, comme par exemple le Dossier Départemental des Risques Majeurs disponible généralement sur le site Internet de votre préfecture. L’espace documents est une fonctionnalité d’amadeo permettant d’organiser le classement de documents dans des répertoires que vous allez définir.

Comment mettre en place les indicateurs de conformité aux textes?

amadeo propose un module de suivi de la conformité réglementaire.

Vous pouvez toutefois créer une base de données « conformité réglementaire » en y intégrant les textes exportés directement de la base de données. Vous évitez ainsi la double saisie. amadeo est interfacé avec les outils bureautiques, le tableur en particulier.

Cette base de données pourra être complétée avec les autres textes à prendre en compte (exemple des textes locaux évoqués précédemment).

En configurant votre base de données « tableur », vous allez pouvoir disposer automatiquement de vos indicateurs de conformité. Ils vous seront bien utiles pour le pilotage des systèmes de management SST & Environnemental.

Conformité = nombre de textes appliqués / nombre de textes applicables

Cette base de données contiendra également la justification du texte applicable ou non applicable à votre entreprise. Cette justification est une exigence des référentiels ISO 14001 et OHSAS 18001.

Comment faire le suivi des actions de mise en conformité?

La base de données vous permettra également de suivre les actions de mise en conformité aux textes. La solution amadeo propose également une fonctionnalité de suivi des plans d’actions.

Je vous conseille fortement d’indiquer que le n° de vos actions (lien) car généralement vous disposez déjà d’un outil de gestion de l’amélioration au sein de votre entreprise.

Pour en savoir plus sur la mise en place d’un outil de gestion de l’amélioration continue, je vous invite à voir l’article :

Comment mettre en place son formulaire ou sa base de données ACAP?

Comment réaliser la conformité réglementaire ?

Il est possible de créer, à fréquence déterminée, la « photo » de la situation de conformité réglementaire. Une impression, au format pdf, de la base de données permet de conserver des enregistrements demandés par les référentiels ISO 14001 ou OHSAS 18001.

En conclusion

S’appuyer sur un outil de veille réglementaire est un support intéressant dans la mesure où des alertes vous indiquent que des textes ont été modifiés ou créés dans les domaines que vous avez retenus. Coupler un outil de veille avec une base de données tableur vous permet ensuite de répondre à plusieurs exigences des référentiels ISO 14001 et OHSAS 18001, comme la justification de l’applicabilité ou non des textes et l’enregistrement des conformités réglementaires. Cela vous permettra en même temps de mettre en place un indicateur sur la conformité réglementaire.

Quels outils avez-vous mis en place pour réaliser la veille réglementaire?

Recevez gratuitement mon livre pour économiser du temps et gagner en efficacité

Dites-moi simplement à quelle adresse mail je dois vous l'envoyer.

Merci! Vous allez recevoir un mail. :-)

Pin It on Pinterest