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Comment remplacer les carnets à souches ?

Le carnet à souches est un moyen qui est encore largement utilisé dans les entreprises réalisant des interventions extérieures.

Avec le formulaire numérique, une fois l’intervention terminée, le technicien prend le temps de remplir son bon d’intervention avant de le faire signer par son client.

En cas de travaux, le support numérique peut également servir pour la formalisation des réserves du client, réserves qui seront levées ultérieurement par l’entreprise.

Le bon d’intervention peut aussi être utilisé, de manière très simple, pour recueillir la satisfaction du client. Deux questions simples suffisent généralement :

  • La prestation est-elle conforme à vos attentes ?
  • Seriez-vous prêt à nous recommander ?

Laissez toutefois un champ « texte libre » dans le cas où le client souhaite s’exprimer.

Le carnet à souches permet de remettre un exemplaire au client, de transmettre le deuxième exemplaire aux services internes de l’entreprise pour traitement, le troisième exemplaire restant dans le carnet (traçabilité des prestations effectuées).

L’enjeu de la dématérialisation des formulaires pour la société de services Cleansing est de fluidifier les informations entre les services internes et les équipes du terrain et éviter les ressaisies d’information avec toute la difficulté de relecture des documents remplis par les techniciens.

Comment fiabiliser la communication des informations ?

Le technicien sur le terrain reçoit une notification pour l’avertir qu’un nouvel ordre de mission lui est affecté.

La communication des informations de l’intervention à réaliser est garantie : coordonnées du client, prestations à réaliser (tarif associé). Le formulaire est pré-renseignée en amont au moment de la planification des missions, au travers d’un portail de gestion.

Ce dernier peut être intégré dans votre propre système de supervision existant. Il permet de suivre les statuts des formulaires (reçu, ouvert, transmis) pour la bonne réalisation des prestations.

L’entreprise Cleansing a également mis en place la géolocalisation automatique. C’est un événement déclencheur, en l’occurrence la signature du client, qui positionne les coordonnées géographiques. Cette information est importante pour la traçabilité des activités réalisées.

Comment fiabiliser l’information collectée sur le terrain ?

Pour utiliser le formulaire sur le terrain, vous n’avez pas besoin d’avoir une connexion internet.

Le technicien va pouvoir utiliser le formulaire tout au long de sa prestation. En fin de mission, Il reviendra dans une zone « connectée » pour transmettre tout simplement son formulaire validé.

Un formulaire numérique n’est pas un simple copier/coller de votre formulaire papier actuel. Il est le résultat d’une étude des informations utilisées et des flux d’information mis en œuvre tout au long de votre prestation de service : de la planification à la facturation des missions d’intervention.

La conception d’un formulaire va s’appuyer sur les fonctionnalités principales suivantes :

  • Liste déroulante : Mise en place de listes déroulantes afin de réduire les saisies manuelles.
  • Fonction calcul : Mise en place d’opérations arithmétiques ou de traitement des dates/heures afin de garantir la fiabilité de l’information.
  • Dictée vocale : Utilisation la fonction de dictée vocale de votre appareil mobile.
  • Photo et esquisse : Intégration de photos prises directement ou récupérées de votre bibliothèque photos. Possibilité de préciser “un détail” sur la photo avec la fonction d’esquisse. Signature du formulaire avec un stylet ou son doigt.
  • Logique conditionnelle : Possibilité de faire apparaître des blocs de saisie d’information en fonction d’une autre information : réponse à une question, résultat d’un calcul, …
  • Boutons d’action : Insertion de boutons allégeant le travail de l’utilisateur : navigation dans le formulaire, gestion des enregistrements et des envois des formulaires, liens vers des sites Web, lancement d’autres applications mobiles, …
  • Contrôle des données : Paramétrage rendant la saisie de certains champs obligatoires afin de garantir l’intégrité des informations.

Ces fonctionnalités vont fiabiliser l’information collectée sur le terrain, ce qui facilitera leur prise en compte dans vos logiciels de gestion.

Comment s’interfacer avec vos outils de gestion ?

L’interface avec vos outils de gestion est bidirectionnel. Il vous est possible, pour éviter toute ressaisie d’information, d’alimenter directement vos formulaires à partir des informations de vos logiciels de gestion actuels, mais également d’alimenter ces derniers avec les informations collectées sur le terrain au travers des formulaires.

L’étude organisationnelle de vos données et de vos flux d’information permet de retenir la solution la plus efficiente pour vous :

  • Microsoft Excel plug-in :
    Mise en place du plug-in Excel permettant de récupérer, par un bouton de synchronisation, les données de votre formulaire validé sélectionné dans votre feuille de calcul Excel.
  • Synchronisation bidirectionnelle :
    Connection possible à plus de 30 applications logicielles, systèmes cloud ou base de données. Paramétrage permettant d’alimenter les formulaires ou de récupérer les données des formulaires validés.
  • Serveur d’entreprise :
    Création automatique de tables SQL Server en cohérence avec la structure de vos formulaires. Données préservées dans une base de données relationnelles permettant la mise en place d’outils d’analyse et de reporting. Le serveur SQL peut être stocké dans le SI de votre entreprise ou dans le cloud (architecture de doForms).
  • Web Services :
    Fourniture de solutions (SOAP, API RESTful) permettant de programmer l’accès à vos données : lecture et écriture.

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