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Comment suivre efficacement les actions décidées en réunion, sachant que les réunions sont faîtes pour prendre des décisions ? Il arrive aussi que certains sujets doivent être reportés car vous avez des difficultés de tenir l’ordre du jour. Comment s’assurer qu’ils seront bien pris en compte ultérieurement ?

La liste de tâches dans votre messagerie est bien utile et le compte rendu de la réunion, posé pas très loin, vous y fait penser. : J’ai encore des actions à faire et la date de la réunion se rapproche!

Disposer d’un outil unique permettant de suivre tout le cycle est possible grâce à MeetingBooster :

  • Préparer l’ordre du jour de réunions ponctuelles voire périodiques (comité de direction, réunion de production, revue de projet)
  • Conduire la réunion en suivant l’ordre du jour (prise de notes en temps réel, décompte du temps passé – chronomètre, définition des tâches à réaliser suite à décision, …)
  • Diffuser le compte rendu aux participants de votre entreprise mais également des invités extérieurs
  • Suivre les actions décidées en réunion afin que les engagements pris lors de la réunion soient tenus

Préparer la réunion

L’article « ISO 9001 : 2015 – Comment mener des « revues de direction » efficientes ? » vous relate en détail les principes d’une bonne préparation : ordre du jour séquencé, tâches préparatoires pilotées avant la réunion

Pour rappel, voici l’ordre du jour de ce comité de direction. Il est important car il va évoquer le projet de certification ISO 9001 : 2015.

Démarrer la réunion

Des nouveaux participants ou des invités (personne extérieure à l’entreprise) peuvent être ajoutés si besoin. On revoit également les tâches préparatoires qui , comme tout le monde le sait, se doivent d’être réalisées à 100% avant toute réunion.

Comite_de_direction_-_Revue_taches

La réunion peut démarrer. L’ordre du jour est présent en permanence et le chronomètre est le garant de la maîtrise du temps.

Les échanges peuvent être formalisés directement pendant la réunion. Les prises de notes sont globales ou associées à un participant.

Comite_de_direction_-_Deroulement_reunion

On formalise également les actions décidées en réunion dans le cadre du thème en cours : qui fait quoi pour quand ? avec association de documents en pièces jointes, ou de liens hypertextes.

Comite_de_direction_-_Creation_action

Dans notre cas, le troisième thème n’a pas été abordé car nous avons passé trop de temps sur le projet de certification ISO 9001 : 2015. Nous avons reporté le sujet sachant qu’il « topé » comme étant à prendre en compte dans une prochaine réunion. Les sujets reportés ne sont donc pas perdus.

Comite_de_direction_-_Sujets_differes_a_traiter

Suivre les actions décidées en réunion

Pour suivre mes actions, rien de plus facile. Elles sont regroupées au même endroit sachant que je suis en capacité de toutes les voir.

Comite_de_direction_-_Taches_decidees

Dans le compte rendu, on va retrouver l’ensemble des éléments évoqués ensemble :

  • Les prises de notes
  • Des conclusions par thème de l’ordre du jour
  • Des tâches à réaliser

Et le principal :

  • Le suivi des actions afin de s’assurer de leur avancement. C’est souvent une difficulté rencontrée.

Essayez gratuitement MeetingBooster et surtout partagez votre expérience sur le sujet « réunions efficientes » en laissant un commentaire.

Pascal Weber

Au plaisir de vous lire.

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