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Les réunions font naturellement partie de votre système de management de votre entreprise : comité de direction, réunions de service, revues de processus, revues de processus, des réunions avec les clients, des réunions avec les prestataires externes, …

Le mot « performance » est maintenant largement présent dans la version de la norme ISO 9001 : 2015. Le chapitre 9 traite d’ailleurs de l’ensemble des performances à évaluer :

  • 9.1 : Surveillance, mesure, analyse et évaluation
  • 9.2 : Audit interne
  • 9.3 : Revue de direction

Remarque : Le thème de la satisfaction client est abordé dans le paragraphe 9.1.2. C’est un élément de surveillance, de mesure, d’analyse et d’évaluation de votre système de management. Il s’agit toujours de surveiller la perception des clients sur le niveau de satisfaction de leurs besoins et leurs attentes (9.1.2). Ces informations devront être analysées et évaluées (9.1.3) et prises en compte en tant que données d’entrée de la revue de direction (9.3).

Exigences ISO 9001 : 2015 – paragraphe 9.1.1 traitant de la surveillance, mesure, analyse et évaluation

Surveillance, mesure, analyse et évaluation

Revenons toutefois sur la performance de votre système de management. Remarquez que j’ai occulté volontairement le mot « qualité ».

Le terme « Système de management de la qualité » comprend bien 2 parties. On parle tout d’abord d’un système de management de l’entreprise que l’on cible ensuite sur la qualité (la satisfaction des clients) dans la mesure où la norme ISO 9001 est orienté « satisfaction des clients ».

C’est le résultat du découpage des normes de systèmes de management en thèmes (qualité, environnement, santé et sécurité, sécurité de l’information, sécurité alimentaire, …).

L’évaluation de la performance ainsi que l’efficacité du système de management de la qualité devrait nécessairement prendre en compte tous les « outils » de management mis en œuvre au sein de l’entreprise : réunions, pilotage des plans d’actions, par exemples.

Quid de vos réunions et du pilotage des actions qui en résultent ?

Avez-vous une idée de la cartographie des réunions ?

  • Nombre de réunions par an
  • Nombre de collaborateurs mobilisés
  • Valorisation du temps passé en réunions
  • Nombre d’actions issues des réunions
  • Nombre d’actions à suivre : charge de travail des collaborateurs

Avez-vous une idée de la cartographie des actions issues des réunions ?

  • Nombre d’actions par an
  • Charge de travail des collaborateurs pour le traitement des actions
  • Avancement des actions : respect des délais, aboutissement réel
  • Efficacité des actions menées

Si vous souhaitez adresser le thème des réunions et des plans d’action dans un but d’avoir un système de management plus performant, il faudra définir un projet d’entreprise afin d’adresser les 3 composantes suivante :

  • Une gestion de projet: conduite du changement dans le mode de management de l’entreprise
  • Des acquisitions de compétences supplémentaires : formation des managers et des collaborateurs
  • Des outils de gestion standardisés: gestion des réunions et des plans d’action

Faites-vous une première idée (essai gratuit d’un outil)

Quelles ressources faut-il déployer pour ce projet d’entreprise ?

Un outil de gestion des réunions et des plans d’actions serait le bienvenu, mais un outil n’est qu’un moyen au service de l’organisation. Mal exploité par l’ensemble des acteurs (managers et collaborateurs), il ne vous servira pas.

Il faut arrêter de croire que seul un logiciel puisse améliorer naturellement le fonctionnement de votre organisation. Il vous permet de structurer l’organisation, c’est un fait. Mais l’accompagnement du changement, avec tous les risques et freins liés aux ressources humaines, est une nécessité afin que l’organisation soit plus efficiente.

Il faut un engagement fort de la direction de gagner en performance dans ces deux thèmes : gestion des réunions et plans d’actions.

Il s’agit de mener une vraie conduite de changement. Vous faire accompagner est probablement un gage supplémentaire de réussite de votre projet d’entreprise.

Que pouvez-vous espérer de ce projet de changement ?

  • Rationaliser le nombre de réunions
  • Rationaliser le nombre de participants aux réunions
  • Standardiser les outils de gestion : ordre du jour, compte rendu, suivi des actions
  • Disposer d’une méthodologie de gestion des réunions : préparation et animation
  • Favoriser les échanges en évitant « l’arrosage des informations par les emails »
  • Renforcer la transversalité : interaction entre les processus (ISO 9001 : 2015)
  • Connaître le nombre d’actions en cours au sein de l’entreprise : pilotage de la charge de travail
  • Se concentrer sur les sujets importants : gestion des priorités (objectifs à atteindre – ISO 9001 : 2015)
  • Disposer d’une traçabilité des actions et des décisions prises (ISO 9001 : 2015)

Efficacité / efficience des réunions :

  • Atteinte des résultats planifiés dans le temps imparti de la réunion. On gère le temps par sujet. On invite que les collaborateurs concernés

Efficacité des actions :

  • Mises en œuvre des actions planifiées par les pilotes concernés : respect des délais
  • Traçabilité de l’efficacité des actions mises en œuvre : atteinte des objectifs

Perfony

En conclusion,

La norme ISO 9001 : 2015 apporte un certain nombres d’évolution, les 2 les plus significatives étant l’approche « risques / opportunités » et la performance du système de management.

L’alignement des normes de management (ISO 9001 : 2015, ISO 14001 : 2015, ISO 27001 : 2013) et celles qui vont suivre (exemple de l’ISO 45001 en remplacement de l’OHSAS 18001 en octobre 2016) vont grandement faciliter le déploiement des exigences dans le système de management de l’entreprise. Il est temps d’arrêter les systèmes parallèles !

En ce qui concerne la performance de votre système de management, les réunions et le pilotage des plans d’action est un enjeu. Les gains importants se trouvent probablement ici.

Essayez la solution Perfony afin de vous faire une idée du potentiel de gains à faire au niveau de votre système de management. Attention à ne pas tomber dans le piège classique du logiciel qui résout tous les problèmes. Vous devez créer un environnement favorable pour accompagner le changement, parce que c’est vraiment un changement profond de votre organisation.

Avez-vous vraiment cette envie de changer pour que le système de management de votre entreprise devienne plus performant ?

N’hésitez-pas à apporter vos propres expériences sur la performance de votre système de management.

 

Pascal Weber

 

 

 

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