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La norme ISO 9001 : 2008 prévoit la possibilité d’externaliser les processus dans le cadre du management par les processus.

En externalisant un processus ayant une incidence sur le produit / service fourni par l’entreprise, il faudra mettre en place les éléments de maîtrise nécessaires. L’entreprise est toujours responsable de respecter l’ensemble des exigences (clients, légales et réglementaires) dans le cadre de l’externalisation d’un processus.

Les éléments de maîtrise en question doivent être définis dans le système de management de la qualité. Ils sont déterminés en fonction du risque de défaillance du processus au regard du produit / service fourni au client. Cet aspect fera partie intégrante des risques à identifier, en application des exigences de la future version ISO 9001 : 2015.

Quand on met en place une externalisation d’un processus, il est intéressant de formaliser un document contractuel afin de clarifier les rôles et obligations des deux parties. Le partenaire contribue naturellement à la chaîne de valeur. Vous pouvez par exemple définir un plan de management pour décrire qui fait quoi et comment.

Les exigences du chapitre 7.4 « Achats » peuvent être utiles pour définir les éléments de maîtrise :

  • Exigences liées directement à la fourniture du produit / service par le prestataire
  • Exigences liées à la qualification du personnel du prestataire
  • Exigences liées à la gestion des interactions entre vous et le partenaire : activités opérationnelles, activités de pilotage de la relation prestataire (évaluation)

Si vous décidez d’externaliser un processus, il est important que vous définissiez également les critères de sélection de votre futur partenaire.

Voici une illustration d’une externalisation : « Comment s’implanter en France grâce au management de transition?».

Cela concerne des Managers en Mission.

Le marché français est particulièrement porteur pour les éditeurs de solutions logiciels du monde internet, mais comment l’aborder quand on est un éditeur italien, certes leader sur son marché domestique, mais sans aucune expérience d’implantation à l’étranger.
De nombreux points sont à étudier :

  • Réceptivité du marché français aux offres d’un éditeur italien
  • Partenariats locaux à développer
  • Elaboration d’un business plan ambitieux et réaliste
  • Type de structure juridique à créer
  • Identification de locaux pour l’implantation parisienne
  • Recrutement d’un directeur de filiale

Après un premier échec de pilotage du projet depuis Milan, la solution de mettre en place une solution locale est entérinée, mais comment réaliser un projet de cette nature avec succès et sans risques excessifs ?
Ce beau challenge a été relevé par un manager de transition spécialiste du secteur internet après de nombreuses années réussies au sein de plusieurs éditeurs américains en tant que Directeur Commercial puis Directeur de Business Unit.
Après quelques semaines de négociation sur les différentes modalités de l’intervention, la mission démarre. Un premier salon spécialisé sur Paris et quelques partenariats techniques sont bouclés assez vite. Puis après plusieurs séminaires de présentation de cette solution logicielle très innovante au siège de l’éditeur à Milan et sur Paris, les premiers contrats commerciaux avec de grandes entreprises sont signés et constituent les premières références commerciales. Viennent ensuite la recherche de locaux et la constitution d’une équipe technique française.
En fin de compte, le business plan assez ambitieux se réalise avec seulement 3 mois de décalage sur le planning initialement prévu et après 18 mois d’une prestation de management de transition rondement menée, la filiale française de cet éditeur italien voit le jour en plein Paris. Aujourd’hui après deux ans d’exercice, celle-ci répond complétement aux attentes de la maison-mère.
La solution particulièrement souple du portage salarial retenu tant par le manager de transition que par son client italien a permis de négocier et de mettre en place la prestation en 15 jours seulement.

Joël MAGNET – Directeur Associé Managers en Mission

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