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La performance Achats & Approvisionnement doit être mesurée. Quels indicateurs pourrais-je présenter à ma Direction Générale ? Gains sur les prix d’achat ? Maîtrise de la qualité des approvisionnements? Maîtrise des délais de livraison des fournisseurs ?

Les activités du processus sont :

  • Recherche de nouveaux fournisseurs
  • Sélection et évaluation des fournisseurs : matière première, pièces de rechange, prestations (organismes de formation, sous-traitants, transporteurs, sociétés informatiques)
  • Approvisionnement
  • Contrôle et réception des marchandises

Quelle est la finalité du processus Achat / Approvisionnement ?

Le client du processus est classiquement la production. La finalité du processus Achat / Approvisionnement est de mettre à disposition des marchandises où de fournir une prestation de service en prenant en compte :

  • Le prix
  • La qualité intrinsèque du produit / service fourni
  • Le respect du délai de mise à disposition

La qualité intrinsèque des produits / services achetés peut se gérer à travers la procédure de gestion du produit / service non conforme (ISO 9001 : 2008 – paragraphe 8.3).

Les deux articles, cités ci-après, expliquent comment mettre en place la gestion des produits / services non conformes pour identifier les fournisseurs impactant et comment utiliser l’évaluation des fournisseurs comme mesure de performance de l’entreprise :

Le deuxième article présente en détail la construction d’un taux de service en s’appuyant sur les données du logiciel de gestion. Attention toutefois à la fiabilité des données !

Il existe une alternative en gérant un produit / service non conforme sur le critère « délai non respecté ». Cette méthode peut s’appliquer à certaines entreprises dans la mesure où il y a très peu de cas « retard de livraison impactant la production ».

En s’appuyant exclusivement sur la gestion des produits / services non conformes, il est possible de mettre en place un indicateur de performance : coût de la non qualité généré par les fournisseurs au regard du chiffre d’affaires fournisseurs, du nombre de commandes fournisseurs et du nombre de livraisons fournisseurs.

Comment également mettre en place un indicateur économique pour le processus Achats / Approvisionnement ?

Précédemment, nous venons d’aborder les aspects qualitatifs en rapport avec la finalité du processus Achats / Approvisionnement. Le prix reste un critère important pour les entreprises.

Comment maîtriser les coûts d’achat ou comment mesurer des gains obtenus ?

Le principe général consiste à mettre en place un référentiel de prix d’achat à une date donnée :

Exemple au 31/12/2011 :

Article 1 5,80 €
Article 2 6,40 €
Article 3 12,25 €
Article 4 28,10 €

Ce référentiel va servir de point de comparaison pour les achats réalisés tout au long de l’année. Avec ce principe, vous allez mesurer les gains et les pertes réalisés sur les approvisionnements.

Comment mettre en œuvre cet outil de surveillance ?

L’exploitation des commandes réceptionnées vous permettra de récupérer les achats réalisés sur la période : exemple du mois de janvier 2012

Date cde Article Quantité achetée Prix d’achat Total
15/01/2012 Article 1 100 5,85 € 585 €
20/01/2012 Article 2 200 6,20 € 1 240 €
25/01/2012 Article 3 10 12,00 € 120 €

Bilan des achats à fin janvier 2012 en comparaison avec le référentiel de prix d’achat

Total
Perte 100×5,80 – 100×5,85 -5,00 €
Gain 200×6,40 – 200×6,20 + 10×12,25 – 10×12,00 42,50 €

Soit un gain total de 37,50 €, soit 1,89%.

En automatisant cet outil de surveillance, avec Excel, vous allez pouvoir suivre les coûts d’achats mensuellement. Rien de plus facile d’en faire un indicateur économique en suivant mensuellement la somme cumulée des gains et des pertes.

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Avez-vous d’autres outils pour améliorer la performance des achats? N’hésitez-pas à partager vos expériences.

Crédit photo : businesspictures

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