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Le 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) est avant tout une méthode de management basé sur le bon sens. Elle s’applique à l’ensemble des collaborateurs, sachant que l’exemple doit venir de la direction de l’entreprise. Le bureau du dirigeant sert de modèle à l’ensemble des collaborateurs. N’oublions pas que l’homme fonctionne par mimétisme.

Comme toute méthode de management, il s’agit que la direction de l’entreprise affiche sa volonté de mettre en place une démarche de travail 5S. L’engagement de la direction se traduit par les actions menées directement à son niveau : montrer l’exemple.

Pour que cette méthode de management devienne un élément de la culture de l’entreprise, il faudra impliquer l’encadrement et l’ensemble du personnel. Des solutions proposées directement par les collaborateurs seront plus facilement adoptées par les collaborateurs.

Tout d’abord, il s’agit de se débarrasser (Seiri) des choses inutiles. L’accumulation des objets dits inutiles est liée directement aux hommes dans la mesure où la réflexion « cela pourra servir un jour » est souvent le comportement constaté. Cette accumulation est d’ailleurs favorisée par le volume de stockage mis à disposition au personnel : « l’homme a horreur du vide, et dans ce cas, toute place disponible sera utilisée comme zone de stockage».

Comment distinguer les objets utiles des objets inutiles?

En partant du poste de travail d’un collaborateur, on peut identifier l’ensemble des objets, au sens large du terme, utilisés pour réaliser les tâches. Un mode de classification simple, basé sur l’usage des objets, permet de voir plus clair :

• Usage quotidien
• Usage hebdomadaire
• Usage mensuel
• Usage occasionnel

Chaque objet doit être qualifié avec les arguments suivants : sa raison d’être (utilité) et son ou ses utilisateurs. Si un objet est utilisé par plusieurs collaborateurs et que sa raison d’être est bien réelle, nous pourrons éventuellement envisager dans l’étape suivante consacré au rangement (Seiton) la définition de rangements communs à plusieurs postes de travail.

Les trois critères (fréquence d’utilisation d’un objet, collaborateurs utilisateurs, raison d’être d’un objet) permettent très simplement de trier les objets indispensables à un poste de travail.

Quand on a un doute sur la conservation ou non d’un objet car sa raison d’être est fortement argumentée à travers « cela pourra servir un jour », il suffit de le placer dans un endroit fermé à clé (local ou armoire), sachant que seul le management aura la clé d’accès. Au bout d’un certain temps, la décision de conservation ou de non conservation sera alors plus simple à prendre, car nous pourrons nous appuyer sur la mesure d’utilisation de cet objet.

Comment éviter de refaire cette étape de tri régulièrement?

Après cette première étape, il s’agit d’organiser le rangement des objets utiles (Seiton), en tenant compte des fréquences d’utilisation. On peut appliquer tout simplement « une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ». L’identification des zones de rangement a un double objectif :

• Trouver rapidement un objet afin d’éviter toute perte de temps : impact direct sur la productivité
• S’assurer rapidement qu’un objet n’a pas été rangé sa place d’origine : management visuel

Quelques méthodes classiques de rangement mises en place :

• Identification des zones de travail : lignes peintes, plaques d’identification, peinture de sol
• Contour d’outils sur les tableaux de rangement,
• Bacs de rangement de couleur,
• Moyens d’élimination des déchets : papiers, objets souillés, matière valorisable, …

L’étape de rangement a permis de mettre en place les standards de propreté / rangement à respecter, par l’ensemble des collaborateurs.

Comment maintenir les standards de propreté / rangement?

La troisième étape consiste à tenir propre les postes de travail (Seiso). Cette étape passe tout d’abord par la responsabilisation du management intermédiaire (chef de service, chef d’équipe, par exemples). Il s’agit de faire respecter les fréquences de nettoyage afin d’identifier les sources de salissures.

Comment améliorer l’organisation des postes de travail?

La quatrième étape et la cinquième étape sont les plus importantes dans la démarche 5S dans la mesure où elle permettent d’appliquer, dans le temps, les standards de propreté / rangement (Seiketsu) définis lors des trois premières étapes et de mettre en place une démarche d’amélioration continue par l’implication (Shitsuke) de l’ensemble des collaborateurs.

Avant la visite d’un prospect, d’un client ou d’un organisme de certification, on va passer du temps à ranger et à nettoyer les locaux afin d’avoir un impact positif sur les visiteurs. La démarche 5S et en particulier la quatrième étapes permet d’éviter « les opérations coup de poing » dans la mesure où le management et les collaborateurs vont s’assurer, de manière « permanente », de la bonne tenue des standards de propreté / rangement. Dans l’absolu, toute visite ne devrait pas nécessiter de travail supplémentaire dans le rangement des locaux.

La quatrième phase d’application des standards (Seiketsu) consiste à combattre la tendance naturelle plus ou moins bien ancrée de laisser-aller dans le domaine du rangement / propreté. N’oublions pas qu’il est très difficile de mettre en place de nouvelles habitudes de travail, et que sans méthode de management rigoureuse, le risque est de retomber très rapidement dans les travers initiaux. L’implication totale de la direction générale et de l’encadrement est indispensable : ne pas oublier le fonctionnement par mimétisme.

La mesure est une composante importante de toute démarche d’amélioration continue.

Les photographies « avant la démarche 5S » et « après les 3 premières étapes de la démarche 5S » permettent d’illustrer les progrès réalisés par les équipes. Ces dernières photographies permettent de constituer les standards de rangement / propreté. Cette première mesure concerne les trois premières étapes de la démarche 5S.

Pour les étapes 4 et 5, il s’agit de mettre en place une mesure liée non seulement au respect des standards de rangement / propreté (outil d’évaluation), mais également une mesure liée à la dynamique de l’amélioration continue des standards de rangement / propreté, traduction de l’implication des collaborateurs.

En conclusion

La démarche 5S (Débarrasser, Ranger, Tenir propre, Standardiser, S’impliquer) est un outil de management de l’amélioration continue de la qualité des produits / services et de la sécurité du personnel s’intéressant plus particulièrement au rangement / propreté des postes de travail.

Cet outil a été présenté, dans le cadre du système de production Toyota défini en 1962, par l’ingénieur japonais Taiichi Ōno.

Les gains sont les suivants :

• Impact client : Le premier sentiment d’un client / prospect lors d’une visite est obtenu par le visuel des locaux.
• Impact sur le moral du personnel : Le travail dans un environnement propre et rangé est plus agréable.
• Impact sur la sécurité du personnel : Un environnement de travail propre et rangé permet d’éviter des accidents.

La clé de réussite de cet outil d’amélioration continue est la volonté et l’engagement de la direction de l’entreprise, relayés par l’ensemble de l’encadrement afin que le rangement / propreté des locaux deviennent un élément de la culture de l’entreprise : implication de l’ensemble des collaborateurs.

Crédit photo : nomia_onmap

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