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Vous êtes un auditeur. Il vous arrive de mettre en évidence des non conformités dans le cadre de vos missions d’audit. Comment formalisez-vous une non confomité? Avez-vous une méthode? Il est important d’en avoir une. Voici la technique des 3 phrases.

Une non conformité est un écart d’audit qui demande toute votre attention en termes de formalisation.

3 phrases suffisent :

  • Les faits constatés
  • Les conséquences
  • L’exigence concernée

1 Décrire les faits

Une non conformité doit absolument décrire des faits, en aucun cas des dires d’audités, des jugements de valeurs de votre part. Les faits sont incontestables. Ils pourront être vérifiés, ce qui ne laisse aucun doute sur le constat.

En réunion de clôture, il faut éviter que l’on puisse vous interpeller au sujet de la non confomité. Il est donc important que votre prise de notes au cours de l’entretien soit précise. Prenez le temps de noter les faits constatés. Au moment de la préparation de la réunion de clôture, vous n’avez pas le temps, et c’est surtout dangereux de faire appel à sa mémoire. Regardez vos notes, Il n’y a pas de place pour la créativité.

2. Formaliser les conséquences

Les conséquences donnent de l’importance aux faits que vous avez constatés. Il est possible d’évaluer les conséquences en utilisant par exemple les critères « majeur » et « mineur ». Afin d’éviter trop de subjectivité dans la classification, il est important de définir, par exemple, dans votre procédure d’audits, comment l’auditeur classera une non conformité.

J’utilise la classification « majeur » quand les faits ont un impact sur le client.
Dans le domaine de la sécurité ou de l’environnement, on utilise également la classification « critique ». Ceci traduit le risque d’accident.

3. Rappeler l’exigence

L´audit se fait par rapport à un référentiel. Au niveau des normes ISO 9001, ISO 14001, …, on utilise le terme de « critères d´audit ».

Les critères d´audit peuvent être des exigences de normes de management, des exigences réglementaires ou des exigences internes fixées par l’entreprise.

Un écart d’audit doit ainsi être formulé en s’appuyant sur « la référence ». On peut faire le parallèle avec une tolérance associée à une mesure : 120mm -1; 120mm +1. Entre 119mm et 121mm, le contrôleur va déclarer la mesure conforme. En-deçà ou au-delà, la mesure sera non conforme.

Au niveau de l’audit interne, le principe est le même. Les faits, et non des jugements de valeur, permettent de démontrer sans contestation la non conformité.

En conclusion

Pour bien formuler une non conformité en audit, il faut prendre quelques précautions, afin d’éviter des contestations « live » en réunion de clôture et des contestations de votre rapport.

La non conformité est avant tout factuelle. Elle est mise en face de l’exigence non respectée. Vous allez lui donner une certaine importance en évoquant les conséquences de la situation décrite.

Partager les faits constatés et l’exigence attendue avec l’audité vous permet de valider la non conformité. Il faut prendre le temps nécessaire pour reformuler les choses. Une fois formulée, n’oubliez-pas de poser la question à l’audité : Etes-vous d’accord avec la non conformité?

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