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organigramme du projet

La première réunion de travail permet de formaliser les premières idées que l’on se fait du projet (étapes, tâches, livrables, …), de les organiser et de les hiérarchiser (WBS : Work Breakdown Structure). Il est intéressant de réaliser ce travail avec un outil comme Mindview afin d’éviter du travail fastidieux en réunion (réorganisation des post-it par exemple) et du travail supplémentaire en fin de réunion (récupération des données du PaperBoard pour mise en forme d’un document de synthèse). Avec Mindview, le travail ne se fait qu’une fois dès les premières réunions de projet : brainstorming.

Comment générer le rapport de ma réunion de travail ?

Le support WBS n’est pas nécessairement adapté pour partager et communiquer. La fonction d’exportation des données vers le traitement de texte Word va vous permettre d’adapter votre support de communication (compléments d’information, mises en évidence). Vous pouvez même définir votre propre modèle de document type en fonction de la charte graphique de votre entreprise. Le mécanisme d’importation des informations à partir de Word est également possible, ce qui vous permet de créer un nouveau fichier Mindview.

Astuce : Quand vous avez besoin de créer un cahier des charges, il ne s’agit pas de plancher directement sur votre document Word. Commencez à réfléchir à la structure de votre document en créant un plan dans Mindview. La fonction d’exportation vers Word fera le reste.

exportation de l'organigramme du projet (WBS) dans le traitement de texte Word

exportation de l’organigramme du projet (WBS) dans le traitement de texte Word

Comment intégrer des données de planification ?

Si vous n’êtes pas à l’aise avec Microsoft Project ou Excel, vous avez la possibilité d’intégrer directement des données de projet. L’onglet « Tâches / Temps » dispose d’un type de document « Gestion de projet » permettant de générer un diagramme de Gantt complet, à travers une simple vue : aucune ressaisie.

gestion des tâches du projet - délais, date début, date fin, contraintes, coûts, ressources

gestion des tâches du projet

Vous avez la possibilité de paramétrer votre calendrier de projet afin de coller à vos règles de fonctionnement : exemple d’une semaine de travail sur 5 jours, du lundi au vendredi, de 8h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h00.

Les branches de dernier niveau seront en effet les tâches du projet à réaliser, donc à planifier. Les branches « parents » seront agrégées : date de début, date de fin, durée, … C’est assez classique pour tous ceux qui utilisent des logiciels de type Project.

Exemple de paramétrage :

  • Durée de la tâche en jours ou en heures
  • Date de début de la tâche, Mindwiew calculant automatiquement la date de fin
  • Progression de la tâche : de 0% à 100%
  • Ressources humaines ou matérielles : une ou plusieurs selon votre besoin, s’appuyant sur des coûts horaires
  • Paramétrage par les contraintes comme dans Microsoft Projet : type de contrainte (début au plus tôt, …), date de contrainte, échéance, type de tâche (capacité fixe, ), tâche pilotée par l’effort, définir la tâche comme jalon.

Comment personnaliser le WBS avec les données du projet ?

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité d’affichage des données fin d’en disposer certaines dans votre WBS, ceci branche par branche

  • Début/Fin
  • Durée
  • Travail
  • Travail réel
  • Travail restant
  • Coût
  • Coût réel
  • Coût restant
  • Priorité
  • Progression
  • Ressources

Exemple pour la branche « 1 Planning » : mise en place des données « date de début – date de fin », « progression », « ressources ».

données du projet incluses dans l'organigramme (WBS)

données du projet incluses dans l’organigramme (WBS)

Ces informations seront pertinentes quand vous allez produire directement votre rapport dans Word : pas de ressaisie d’information.

Astuce : Cette fonctionnalité est également intéressante à utiliser en cours de réunion sans passer par la représentation du diagramme de Gantt.

Comment construire son diagramme de Gantt ?

Un simple changement de vue va vous permettre de passer dans le diagramme de Gantt, dans lequel vous allez retrouver évidemment les données que nous avons évoquées précédemment. Vous allez continuer votre travail de planification en complétant les informations, soit pas une saisie, soit de manière visuelle (déplacement d’une tâche ou changement de durée d’une tâche avec votre souris, créer des liens entre les tâches : fonction d’ordonnancement prédécesseur / successeur).

L’outil Mindview est un outil de gestion de projet adapté pour les réunions de travail avec les utilisateurs : séances de brainstorming par exemple. Il va vous permettre de travailler finement les éléments de la planification. Il va vous permettre de générer les éléments pour le reporting de projet : communication interne, support de présentation au comité de pilotage, support de présentation au comité projet.

Les données de Mindview s’interfacent naturellement avec Microsoft Projet ou Excel. Un fichier Excel peut parfois suffire dans la gestion de votre projet. Pour une question d’efficience, il s’agit d’utiliser l’outil adéquat.

Comment gérer son reporting de projet ?

Utiliser d’autres vues, comme par exemple la ligne de temps, va vous éviter de transcrire les informations dans votre PowerPoint destiné au comité de pilotage. Des fonctionnalités de zoom, de filtrage (information sur la prochaine période), impression multi-pages, exportation d’une image jpeg sont à votre service.

Ligne de temps, timeline dans le projet

timeline dans le projet : reporting

En conclusion

« Essayez gratuitement Mindview, c’est l’adopter définitivement ».

Pour ma part, ça été le cas. Je l’utilise dans mes missions de conseil. La gestion de projet fait partie de mon quotidien et, depuis que j’utilise Mindview 5 « Business Edition » (version Macintosh), j’ai gagné en efficience dans le travail collaboratif avec mes clients : saisie unique des informations, réorganisation et hiérarchisation des informations en temps réel, support de communication, séances de travail avec les acteurs du projet.

J’ai définitivement arrêté la planification des projets avec Excel et l’utilisation de Microsoft Project n’est pas nécessaire dans mon activité. Le choix de Mindview m’a simplifié les outils de gestion de projet.

De plus, dans le cadre de la transition ISO 9001 : 2015 ou ISO 14001 : 2015, vous allez devoir réfléchir à un outil de formalisation des enjeux internes et externes et des exigences des parties intéressées (ou parties prenantes), même si la norme n’a pas d’exigence de formalisation. Mettre en place un outil SWOT se fait très bien avec Mindview. Je vous invite à lire l’article à venir consacré justement au thème des enjeux et des exigences des parties intéressées.

En attendant, demandez à Marc de vous organiser une démonstration en ligne.

Pour en savoir plus sur le WBS, voici le site Internet qui lui est totalement consacré : workbreakdownstructure

Au plaisir de lire vos commentaires.

Pascal Weber

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