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Les actions correctives, les actions préventives et les projets d’amélioration sont des outils de progrès mis en œuvre dans le cadre de l’amélioration continue des performances de l’entreprise.

Quelles sont les différences entre ces trois outils?

Les actions correctives s’appuient sur la méthode de résolution des problèmes :

  • Description des faits qui se sont réellement produits
  • Recherche de causes : identification de la cause première
  • Mise en œuvre d’une solution : ensemble d’actions
  • Mesure d’efficacité des actions mises en place

L’éradication des causes premières réelles permet d’éliminer à jamais la réapparition des problèmes vécus à un moment donné par l’entreprise.

Les actions préventives s’appuient également sur la méthode de résolution de problèmes :

  • Description des faits qui pourraient se produire
  • Recherche de causes potentielles => identification de la cause première
  • Mise en œuvre d’une solution : ensemble d’actions
  • Mesure d’efficacité des actions mises en place

L’éradication des causes premières potentielles permet d’éliminer à jamais, cette fois-ci, l’apparition des problèmes potentiels au sein de l’entreprise.

Les projets d’amélioration ne s’appuie pas du tout sur la notion de problème, mais s’appuie sur un objectif à atteindre. On peut illustrer cela de la manière suivante : « la situation est bonne mais avec ce projet d’amélioration, elle sera meilleure ».

Comment définir un projet d’amélioration?

Définition du projet :
Ensemble d’actions à réaliser pour satisfaire un objectif défini (résultat unique et mesurable : le « produit » ou le « livrable » du projet) dans le cadre d’une mission précise, et pour la réalisation desquelles on a identifié non seulement un début mais aussi une fin.

Le point de départ est  la définition du projet afin de positionner le cadre de travail des acteurs du projet :

  • nom du projet
  • date de début du projet
  • objectif visé par le projet : performance (économique, qualitative) attendue
  • pilote du projet (chef de projet)
  • date de fin du projet
  • avancement du projet

Un simple fichier tableur va permettre de recenser l’ensemble des projets d’amélioration (définitions) et de faire leur suivi (avancements)

Le nom du projet facilite la communication avec l’ensemble du personnel de l’entreprise. La date de début de projet et la date de fin de projet sont fondamentales dans la méthode de gestion de projet. L’omission des dates est contraire à la définition d’un projet. La date de début marque bien de démarrage du projet. Cela veut dire que l’objectif est clairement défini, que le pilote du projet est désigné et que la date de fin de projet est identifiée. Il est important de définir un pilote unique pour un projet. Ce dernier aura ensuite la charge de définir l’équipe projet (acteurs du projet) permettant d’atteindre l’objectif fixé dans le délai planifié.

Comment animer les projets d’amélioration?

Les projets d’amélioration doivent impérativement être animés par le management. Une revue des projets à dates fixes (mise en place d’un rituel) permet de suivre l’avancement des projets d’amélioration : Où en est le projet?, qu’avons nous déjà fait? que reste t-il à faire? Le délai sera t-il tenu?, Y a t-il des difficultés?, …  Pour tracer l’avancement des projets, l’information « avancement du projet » peut être utilisé à cet effet.

Le pilote d’un projet va s’appuyer sur un autre outil (fichier tableur)  lui permettant de suivre l’ensemble des actions contribuant à atteindre l’objectif fixé par le projet. Les informations à suivre sont les suivantes :

  • date d’ouverture de l’action
  • date de clôture de l’action
  • action à mener : verbe à l’infinitif + compléments
  • responsable de l’action : acteurs de l’équipe projet
  • date objectif pour la fin d’action
  • avancement de l’action : traçabilité de l’avancement

En conclusion

La gestion des projets d’amélioration ne nécessite pas systématiquement de mettre en place la méthodologie complète de management des projets (cadrage de projet, décomposition du projet en tâches, gestion du diagramme de Gantt, maîtrise des risques liés au projet, tableau de bord du projet, …). Un premier fichier tableur pour le recensement et l’animation des projet par le management est souvent largement suffisant. Un deuxième fichier tableur pour le pilote de projet permet de suivre l’ensemble des actions affectées aux différents acteurs du projet.

Le point important dans la gestion des projets d’amélioration est tout d’abord la définition du projet en terme d’objectif (finalité du projet et date de fin du projet) et en terme de responsabilité (pilote unique pour le projet). Formaliser les projets à travers un outil simple permet ensuite d’animer les projets d’amélioration dans le temps, la responsabilité du management.

Crédit photo : businesspictures

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