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Cet article a pour objectif de vous illustrer la puissance des formulaires dématérialisés, appliqués à la gestion des audits internes.

Mise en place des audits internes

Les premières informations concernent le champ d’application de l’audit :

  • Nom de l’auditeur : saisie libre
  • Date : champ renseigné par défaut avec la date du jour
  • Département : localisation du périmètre

L’audit va s’appuyer sur des questions auquelles l’auditeur va pouvoir répondre, en utilisant une liste déroulante :

  • Conforme
  • Non conforme
  • Non applicable (N/A)

Dans le cas où la vérification n’est pas conforme, l’auditeur a la possibilité de saisir un commentaire et ajouter une photo. Une esquisse est une fonctionnalité qui permet tout simplement d’annoter la photo avec son stylet, ou son doigt. C’est une manière d’identifier rapidement le point non conforme, dans le cadre de notre audit santé-sécurité.

L’auditeur va même pouvoir signer son rapport d’audit directement sur sa tablette ou son smartphone, avant de l’envoyer par voie électronique.

L’audit peut se passer dans une zone de non couverture Internet, car le formulaire dématérialisé fonctionne localement, avec la possibilité de sauvegarder les données. Une fois que l’auditeur va se retrouver dans une zone de couverture Internet, le formulaire pourra être transmis (règles de workflow).

Référence à la norme ISO 9001 : 2015

Le paragraphe 9.2 de la norme ISO 9001 : 2015 prévoit la réalisation des audits internes à intervalles planifiés pour fournir des informations permettant de déterminer si l’organisation est :

  1. conforme aux exigences internes de l’entreprise
  2. conforme aux exigences de la norme ISO 9001 : 2015
  3. mise en œuvre de manière efficace et tenue à jour

Vous avez besoin de définir un ou des programmes d’audit permettant de couvrir les activités / processus à des fréquences déterminées.

On trouve généralement un seul programme d’audits regroupant toutefois les audits internes, les audits de certification ISO 9001 et les audits clients.

Soit vous souhaitez gérer un programme pluriannuel en utilisant un outil tableur (fichier Excel – Programme d’audits à télécharger), soit vous gérez directement les audits dans l’outil d’animation mensuelle (Support PowerPoint). Cette animation consiste à évoquer les résultats des audits et à mettre à jour le programme des audits, en fonction des derniers événements. N’oubliez-pas que les audits sont un outil au service des managers. Les audits internes doivent être planifiés en fonction des besoins. Sortez des programmes d’audits « statiques ».

Pour rappel, le programme des audits doit s’appuyer sur les critères suivants :

  • L’importance des processus concernés
  • Les modifications ayant une incidence sur l’entreprise
  • Les résultats des audits précédents

L’audit interne va naturellement concerner les processus définis au sein de l’entreprise. Il n’est pas interdit de faire un audit plus « fin » en ne retenant qu’une seule activité. Cela peut, par exemple, concerner une réclamation client ou une modification de fonctionnement.

Le deuxième critère prend en compte les modifications apportées au niveau de l’organisation. Tout projet de changement, même si celui-ci a été mené en s’appuyant sur une méthodologie de gestion de projet, peut conduire à organiser un audit interne afin de s’assurer que les dispositifs en place répondent bien aux exigences internes de l’entreprise et aux exigences ISO 9001 : 2015.

Le troisième critère s’intéresse aux résultats des précédents audits. Si les résultats ont été bons, vous pouvez éventuellement augmenter la fréquence d’audit pour un processus donné. Si par contre les résultats ont été mauvais, il serait intéressant de caler un audit interne, une fois l’ensemble des actions correctives mises en œuvre au sein du processus concerné. L’audit interne est un outil vous permettant de mesurer l’efficacité des actions correctives mises en œuvre – ISO 9001 : 2015 § 10.2.1 d).

Voici quelques éléments à respecter dans l’organisation des audits internes :

  • Il s’agit de définir les critères d’audit : ensemble des exigences applicables (internes à l’entreprise ou externes – ISO 9001 : 2015, exigences clients, …)
  • Il s’agit de définir le périmètre de chaque audit : « processus » généralement mais comme évoqué précédemment, vous pouvez définir d’autres périmètres en fonction de vos besoins.
  • L’objectivité et l’impartialité de l’audit doivent être assurées : choix de l’auditeur par rapport au périmètre de l’audit. Un auditeur doit être indépendant par rapport aux activités auditées. Ce n’est pas toujours évident dans certaines entreprises du fait de leur taille. Vous pouvez faire appel, dans ce cas, à un auditeur externe : exemple du processus « Management ».
  • Les résultats des audits doivent être rapportés à la direction concernée. N’oubliez-pas que l’outil d’audit est au service des managers. Ils sont donc les clients du rapport d’audit.
  • Il s’agit de mettre en place rapidement des actions de correction (aspect curatif) et les actions correctives appropriées (méthode de résolution de problèmes passant par la recherche de causes). Dans certaines entreprises, le retour va se faire lors de la prochaine réunion de management : fréquence mensuelle généralement.
  • Les preuves de mise en œuvre du ou des programmes d’audit, ainsi que les rapports d’audit sont des informations documentées à conserver (cf ISO 9001 : 2015 § 7.5)

Traitement des informations collectées

Les informations peuvent être collectées, à partir de plusieurs outils : Smartphone, tablette, ordinateur (formulaire intégré dans votre site Intranet, par exemple).

Les informations sont recueillies par email, dès validation du formulaire par l’auditeur :

  • Possibilité d’intégrer l’ensemble des données dans un outil logiciel : tableur
  • Conservation des rapports d’audit : information documentée au sens ISO 9001 : 2015

Si vous intégrez automatiquement les résultats des audits dans une base de données (un fichier Excel peut suffire), vous pourrez construire des indicateurs de « maturité » de vos collaborateurs pour les thèmes Qualité, Sécurité, Environnement. Les données sont également utilisées pour identifier des besoins de sensibilisation.

En conclusion

Le formulaire dématérialisé, qui a servi de support à cet article, ne contient qu’une infime partie de questions susceptibles d’être posées dans le cadre d’un audit Santé & Sécurité. Il a illustré certaines fonctionnalités, comme les listes déroulantes, l’ajout de commentaires et photos, l’identification de la non-conformité (esquisse), la signature.

Voici le rapport d’audit correspondant au format pdf. Il a été généré automatiquement à partir des informations saisies par l’auditeur.

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