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Avant de décliner les 5 grandes étapes indispensables à la mise en œuvre des audits, Christophe Villalonga s’attache à construire la procédure d’audit interne. Il s’agit de réfléchir à la méthodologie déployée pour obtenir des audits à forte valeur ajoutée.

 

  • Quels sont les critères pour construire un programme d’audit ?
  • Comment qualifier les auditeurs ?
  • Quelle méthode utiliser pour une bonne préparation d’une mission d’audit ?
  • Comment réaliser un audit à forte valeur ajoutée ?
  • Quels sont les éléments à restituer ?
  • Comment effectuer un suivi efficace des résultats de l’audit ?

Etape n°1 : Choisir les auditeurs « à forte valeur ajoutée »

Il s’agit de se donner les moyens d’obtenir des audits efficients.

  • Connaissance des techniques d’audit
    • Acquisition des compétences par une formation
    • Connaissances transversales
      • Expérience professionnelle acquise
      • Qualités personnelles : Ouverture aux autres, …

Etape n°2 : Construire un programme d’audit ciblé

Il s’agit de mettre en place un programme d’audit optimisé : ressources consacrées / domaines et processus à auditer.

      • Définition des critères de choix :
      • Rapports d’audits précédents : revoir les points faibles et les opportunités d’amélioration
      • Etat des processus : maîtrise / non maîtrise, efficacité / non efficacité, efficience / non efficience
      • Importance du processus : lien direct ou non avec les clients / les parties intéressées
      • Evénements internes et externes : risques liés à des changements d’organisation ou d’environnement
      • Evaluation de la charge de travail
        • Temps de préparation de la mission
        • Temps consacré à la réalisation de l’audit : réunion d’ouverture / clôture, entretiens avec les audités
        • Temps de rédaction du rapport d’audit
    Idée Les heures consacrées, le nombre d’audits réalisés, le nombre de personnes rencontrées, le nombre de non conformités, le nombre de points de faibles, le nombre d’opportunités retenues (PDCA mis en œuvre) sont des paramètres intéressants pour évaluer l’efficience de votre programme d’audit.

    Etape n°3 : Préparer son audit

    La crédibilité de la mission d’audit dépend en grande partie de votre préparation.

    • Utilisation d’un guide d’audit
      • Prise en compte du risque lié à un jeu de questions / réponses
      • Réalisation d’un plan d’audit
        • Processus audités & thèmes audités, personnes rencontrées
    Idée Le plan d’audit est intéressant dans la mesure où vous réalisez un audit d’une demi-journée et plus. Cela vous permet de « caler » les horaires des entretiens, de la réunion d’ouverture et de la réunion de clôture.

    Etape n°4 : Réaliser son audit

    Il s’agit de réaliser les entretiens planifiés conformément au plan d’audit (respect des durées d’entretiens). Allez voir les personnes auditées sur le terrain.

    • Réalisation d’une réunion d’ouverture
      • Point de départ de la mission d’audit : premiers échanges avec les audités
      • Questionnement des personnes auditées
        • Utilisation d’un fil directeur efficace : questionnement & compréhension, formalisation méthodique pour validation, vérification des preuves
        • Utilisation des questions ouvertes et des questions fermées à bon escient tout au long des entretiens
    Idée La technique de questionnement va vous permettre de susciter le débat avec les personnes auditées : Identification des sources de progrès au delà de la validation de la conformité.

     

    Idée L’objectif des entretiens est de couvrir l’ensemble des thèmes à auditer conformément au plan d’audit : gestion des audités « bavards », « prudents » et « septiques ».

     

    • Prise de notes en plus du questionnement, la compréhension, l’observation et la communication
      • Eléments pour la préparation de la réunion de clôture
      • Eléments pour la rédaction du rapport d’audit
    Idée Trouvez un équilibre entre l’écoute et la prise de notes, phase pendant laquelle vous pouvez vous retrouver « le nez » dans votre support. Attention à faire une prise de notes sélective afin de ne pas perdre le lien avec la personne auditée.

    Etape n°5 : Restituer les résultats de l’audit

    • Reprise des notes prises pendant les différents entretiens
      • Analyse des différents éléments : tri des informations
      • Synthèse en ne conservant que « la valeur ajoutée » : Points forts, points faibles (risques de non conformités), non conformités, opportunités d’amélioration
    Idée Préparez le rapport d’audit dès la fin des entretiens afin de pouvoir l’utiliser directement lors de la réunion de clôture.
    • Réalisation de la réunion de clôture
      • Exposition des résultats d’audit : Points forts, points faibles (risques de non conformités), non conformités, opportunités d’amélioration
    Idée Si vous ne souhaitez pas « refaire l’audit »  en réunion de clôture, il est important que les éléments soient validés lors des entretiens, en particulier les écarts.

     

    Idée Précisez systématiquement « la référence » (exigences de la norme ISO 9001 : 2008, règle de gestion de l’entreprise) sur laquelle vous vous appuyez pour identifier un écart.

     

    En conclusion

    Le guide du parfait Auditeur interne de Christophe Villalonga est un recueil de bonnes pratiques à découvrir ou à redécouvrir avant de vous « jeter » dans le bain des audits internes et fournisseurs.

    Vous y trouverez des exemples précis, des conseils dans l’esprit «  Bon Sens Pratique » que j’aime partager avec vous.

    Une dernière chose.

    La meilleure façon de progresser est bien sûr de pratiquer. Le prochain audit sera toujours meilleur que le précédent…

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