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L’évaluation des fournisseurs est un outil mis à la disposition du processus Achat afin de maîtriser la chaîne d’approvisionnement. En effet, la qualité (qualité intrinsèque du produit et le respect des délais de livraison) peut avoir un impact non négligeable sur la réalisation du produit par l’entreprise.

Il faut également rappeler que la notion de « produit » inclut aussi bien un produit physique qu’une prestation de services.

Le constat fait habituellement dans les entreprises est le suivant :

• L’évaluation des fournisseurs est de la responsabilité du service qualité.
• Les acheteurs se désintéressent de l’outil d’évaluation des fournisseurs. Les outils mis en place sont souvent manuels et contraignants.
• Les outils d’évaluation des fournisseurs sont souvent basés sur des critères purement subjectifs. Il n’y a pas d’éléments factuels pris en compte.
• Les éléments de l’évaluation fournisseurs ne servent à rien. Quelle est alors la valeur ajoutée de cet outil?

Certains de mes propos doivent sûrement vous rappeler des souvenirs !

évaluation des fournisseurs : quelle utilité ?

C’est un élément de maîtrise et de pilotage du processus Achat. L’évaluation des fournisseurs est un élément de la gestion de la relation fournisseurs (équivalent CRM = gestion de la relation client). C’est une base de discussion pour la mise en place de l’amélioration continue de la relation client / fournisseur.

Que dit la norme ISO 9001 : 2008 ?

« Le type de la maîtrise et l’étendue de la maîtrise appliqués au fournisseur et au produit acheté doivent dépendre de l’incidence du produit acheté sur la réalisation ultérieure du produit ou sur le produit final. » : paragraphe 7.4.1

Prendre en compte les éléments de délai pour l’évaluation des fournisseurs

La gestion des approvisionnements permet de gérer la commande passée au fournisseur. Une commande est composée de une ou plusieurs lignes de commande. Chaque ligne de commande permet :

• De spécifier les données d’achat : informations les lus explicites possibles afin d’éviter toute interprétation de la part du fournisseur. « Données implicite » = DANGER.
• De spécifier la date de livraison souhaitée.

Il est important de l’ERP distingue bien les deux dates :

• Date proposée par l’entreprise : généralement un paramètre lié à l’approvisionnement de l’article acheté (CBN : Calcul Besoin Net)
• Date confirmée par le fournisseur par un accusé réception

L’arrivée des marchandises dans l’entreprise va introduire la date de réception. Cette dernière date va ensuite nous permettre de construire le respect des engagements des délais de livraison par les fournisseurs.

ATTENTION : La date de réception saisie doit correspondre à la date d’arrivée de la marchandise sur le quai de réception et non à la date de saisie dans l’ERP. C’est une des causes de désaccord avec les fournisseurs dans la mesure où le fournisseur ne peut pas maîtriser le temps durant lequel la marchandise a été bloquée avant d’être traitée.

ATTENTION : Il en est de même dans l’interprétation des dates accusées par le fournisseur : date de sortie de son usine + délai du transport!

Je rappelle la règle fondamentale associée à tout indicateur :

Avant d’analyser, il s’agit de fiabiliser les informations qui composent un indicateur.

Deux autres cas bien connus : la gestion des commandes ouvertes et la gestion des livraisons partielles avec modification des dates d’engagement entre les différentes livraisons. Ces deux sujets amènent classiquement des « erreurs » dans l’indicateur « délai ».

Pour la construction de l’indicateur « taux de respect des engagements des dates de livraison », je vous invite à vous référer à l’article « indicateurs de performance ».

Prendre en compte les éléments liés aux produits non conforme

Les produits non conformes imputables aux fournisseurs sont une deuxième source de données factuelles utilisable dans le cadre de l’évaluation des fournisseurs.

Pour la construction de l’indicateur « taux de produit non conforme », je vous invite à vous référer à l’article « Indicateur produits non conformes »

Prendre en compte des éléments subjectifs pour l’évaluation des fournisseurs

Il est également intéressant de gérer un ou plusieurs éléments subjectifs :

• Réactivité du fournisseur dans les phases de consultation,
• Souplesse du fournisseur dans la gestion des commandes (avancement d’un délai),
• Compétences techniques du fournisseur
• …

ATTENTION : il ne s’agit pas d’aller trop loin dans le nombre de critères dits subjectifs à suivre car cela nécessite de l’énergie au niveau de l’organisation. Posez-vous toujours la question de la valeur ajoutée.

Quels fournisseurs faut-il évaluer ?

Sûrement pas tous les fournisseurs de l’entreprise. Il est important de se poser les bonnes questions :

• Quels couples (fournisseur, produit acheté) ont un impact sur ma propre réalisation du produit ou sur le produit final ?

Le fournisseurs de stylos, peut être pas tant que çà. Le prestataire informatique en charge de l’hébergement de mon ERP, peut être davantage.

L’important ici est d’appréhender les risques liés à une défaillance du fournisseur et du produit pour déterminer les fournisseurs à évaluer. L’effet de la défaillance (impact) va vous permettre de définir précisément de quelle manière vous allez maîtriser le couple (fournisseur, produit). En fonction du secteur d’activité de l’entreprise, les résultats sont totalement différents.

Exemple :
• cas d’un organisme de formation continue faisant appel à des vacataires
• cas d’une entreprise faisant appel à des organismes de formation dans le cadre de son plan de formation

L’impact, dans l’absolu, est plus important dans le premier cas, dans la mesure où le vacataire intervient directement dans la prestation de service au client.

En conclusion, je retiendrai les éléments suivants pour appréhender l’évaluation des fournisseurs :

• évaluation des fournisseurs = un outil de pilotage pour les acheteurs.
• Il ne s’agit pas d’évaluer tous les fournisseurs : approche « risque »
• Il faut s’appuyer avant tout sur des éléments factuels extraits de l’outil de gestion de l’entreprise (ERP) afin d’automatiser les indicateurs de maîtrise des fournisseurs.

Crédit photo : Photos Libres

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