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Linda est une lectrice du blog. Elle m’a fait parvenir une demande, en utilisant le formulaire du blog consacré à cet effet. Rien à dire sur la procédure.

J’invite toutefois tous les lecteurs à privilégier les commentaires associés aux articles car ils ont l’avantage de partager l’information avec l’ensemble des lecteurs du blog.

Quelles sont les deux questions posées par Linda ?

« J’ai une question sur la maîtrise des documents externes. Je ne sais pas ce que cette notion recouvre. Cela signifie t’il qu’il faille maîtriser tous les documents externes nécessaires à la planification de l’activité ?
Exemple : Tous les documents fournis par les clients, les fournisseurs et la législation, … Cela me parait un peu trop large.

Mais en même temps j’ai vu des entreprises certifiées qui se limitaient à lister les textes réglementaires et quelques magazines auxquels ils étaient abonnés. J’ai donc l’impression que chacun comprend ce qu’il veut dans maitrise des documents externes. Mais alors quels sont les documents externes pour une entreprise lambda?

De plus, j’ai tendance à confondre documents externes et enregistrements Par exemple, dans le cadre de l’agrément de nos fournisseurs, on demande des documents (attestation URSSAF, etc). Où dois-je classer ces documents enregistrements ou documents externes ? »

Comment faut-il traiter les documents d’origine externe ?

Les documents d’origine externe sont ceux qui sont nécessaires à la planification et au fonctionnement des processus de l’entreprise : prioritairement les processus métiers (processus de réalisation), mais pas seulement. Dans le cadre de votre approche processus, vous allez probablement identifier des documents d’origine externe pour des processus de management ou des processus support.

Un bureau d’études va, par exemple, assurer la veille légale et réglementaire pour les sujets liés à la conception de produits.

Les échanges avec les clients se feront, par exemple, dans un processus commercial : cahier des charges, demandes de prix, documents d’appel d’offre, … Rien de en plus normal que ces documents soient maîtrisés par un processus en relation avec les clients.

Dans votre procédure de maîtrise documentaire, il est important de donner la responsabilité de maîtrise des documents externes aux processus / activités (identification et maîtrise de la diffusion). Il est pratique de décrire les règles de gestion de ces documents, soit directement dans votre procédure de maîtrise documentaire, soit dans la documentation associée aux processus. Soyez pragmatique dans votre choix!

L’exigence ISO 9001 : 2008 – 4.2.3 demande l’identification et la maîtrise de la diffusion des documents d’origine externe. Dans la pratique, les interactions d’un processus avec son environnement (données d’entrée) vont permettre d’identifier les documents d’origine extérieure jugés nécessaire.

Pour aller plus loin :

Interaction entre processus et management des risques
Comment définir la procédure de maîtrise des documents?
Utiliser la fiche descriptive du processus comme outil de management

Quelle est la différence entre un document et un enregistrement?

La confusion entre document et enregistrement est assez classique. Un document est d’origine interne ou externe. La procédure de maîtrise documentaire doit prendre en charge les deux sources de documentation. Nous l’avons évoqué précédemment.

Toute activité ou plus largement tout processus va générer des enregistrements afin de conserver des preuves sur sa maîtrise et sa capacité à atteindre ses objectifs (efficacité au sens de la norme ISO 9001).

Quand la norme ISO 9001 impose un enregistrement ou quand l’entreprise décide de conserver un enregistrement, peu importe sa source (interne ou externe), il faudra définir les règles de maîtrise des enregistrements conformément aux exigences ISO 9001 : 2008 – 4.2.3.

La norme ISO 9001 n’est pas la seule concernée. C’est en effet le cas pour l’ensemble des normes de systèmes de management (ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 27001, …).

L’évolution des normes ISO 9001, ISO 14001 et OHSAS 18001 est en cours actuellement. Ces révisions devront s’aligner sur l’annexe SL des directives ISO/CEI « partie 1 ». On parlera plus de maîtrise des documents et maîtrise des enregistrements. Dans le chapitre 7 « Support », le paragraphe 7.5 traitera des exigences liées aux informations documentées.

Linda avait tendance à confondre documente et enregistrement. Dans un futur proche, les deux termes vont disparaître au profit des informations documentées. La maîtrise documentaire existera toujours et la définition des règle de conservation des preuves aussi.

Dans le cadre de mes missions d’audit, j’ai déjà constaté que la codification des formulaires incluait la notion d’enregistrement, comme par exemple ENR-029 « Fiche de contrôle final ». A partir de ce moment là, la confusion est souvent présente. Le formulaire vierge ENR-029 est un document. Le formulaire ENR-029 renseigné ET conservé devient un enregistrement.

Comment avez-vous pris en compte les documents d’origine externe au sein de votre organisation ?
Faîtes-vous une confusion entre document et enregistrement ?

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