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BPM « Business Process Management » est un « outil » permettant de modéliser des processus métiers d’une entreprise en s’appuyant sur les applications informatiques. Prenons tout de suite un exemple pour illustrer mes propos : la demande de congés.

Un collaborateur va s’appuyer sur un formulaire pour demander une période de congé à son responsable. Ce dernier va prendre en compte la demande, soit en la validant, soit en la refusant en expliquant son motif de refus. En cas d’accord, on peut imaginer que l’information soit transmise au département Ressources Humaines et que cela génère un élément de paie dans l’ERP. Le collaborateur, de son côté, a la possibilité de suivre l’avancement de sa demande et recevra finalement une information par mail suite à l’action réalisé par son responsable.

Au sein des entreprises, il existe plusieurs solutions pour mettre en œuvre la gestion des demandes de congés. Le plus basique reste le formulaire papier qui circule entre les personnes concernées (responsable, département Ressources Humaines). Il peut également exister une application informatique dédiée permettant de gérer ce flux d’information (workflow).

Le paramétrage BPM consiste à modéliser les flux d’information (Workflow) en les décomposant en tâches/actions qui seront régies par des règles de gestion (déclenchement conditionnel ou non par exemple).

L’ERP Divalto propose depuis sa version 6.2 le module Divalto Processus. Attention de ne pas confondre les concepts. Le mot « Processus » n’a strictement rien à voir avec l’approche de management par les processus (voir article « L’approche processus »). Nous parlons bien du processus au sens flux d’information (Workflow).

Quelles actions pourra t’on piloter ?

  • La saisie d’un formulaire
  • L’envoi d’un email
  • L’envoi d’un fax
  • Le déclenchement d’un autre flux d’information
  • L’appel à un programme / fonction de l’ERP Divalto
  • La création ou la modification d’un événement dans le CRM Divalto

Un collaborateur peut avoir un certain nombre de tâches quotidiennes à réaliser afin que les flux d’information soient fluides. Le risque majeur est l’oubli de cette tâche par le collaborateur. Pour cela, rien de tel qu’un automate permettant :

  • de déclencher des flux d’information (fréquence à déterminer)
  • de relancer des tâches bloquées (en retard ou non), par exemples.

Le module Divalto Processus s’appuie pour cela sur un scrutateur (principe des tâches planifiées sous Windows).

Exemples d’application

« Pousser » l’information afin de la partager au sein de l’entreprise nécessite des méthodes de travail. S’appuyer sur une méthodologie BPM permet de contribuer à la performance de l’organisation de l’entreprise :

  • Relancer, à une fréquence donnée, des actions en cours dans le plan d’amélioration : à faire, à valider en terme d’efficacité, par exemples
  • Coordonner les acteurs participant aux activités de revue d’offre / revue de commande / revue de contrat : délégations de signature, validation d’un délai de livraison, validation des exigences du produit, validation du prix, par exemples
  • Déclencher des requêtes de surveillance d’activités pour le manager : saisie des temps par les collaborateurs avec relance des retardataires, par exemple
  • Déclencher des traitements différés pour la clôture mensuelle : éléments du tableau de bord de pilotage, par exemple
  • Gérer les demandes de congés
  • Gérer des demandes d’achat avec circuit d’approbation en fonction de la nature de l’achat et des seuils de délégation (aspect budgétaire)
  • Partager une alerte qualité fournisseurs au sein d’une entreprise organisée en agences régionales, par exemple

En conclusion

Le BMP (Business Management Process) s’inscrit tout à fait dans le cadre de l’amélioration continue des organisations. Cet outil permet de simplifier les flux d’information au sein de l’entreprise en s’appuyant naturellement, grâce à des connecteurs, aux application informatiques existantes : messagerie d’entreprise, ERP de Gestion.

Crédit photo : Akanesio

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