Sélectionner une page

La direction et les managers de votre entreprise sont-ils les clients des audits internes réalisés ?

Les résultats des audits, pris en données d’entrée de vos revues de direction, sont-ils une véritable source d’amélioration continue de la performance de votre entreprise ?

« Ecrire tout ce que l’on fait et faire tout ce qui a été écrit »

Quelle horreur !

Nos entreprises évoluent dans un environnement en perpétuel changement. Elles doivent s’adapter aux besoins et attentes de leurs clients / des marchés mondiaux et aux exigences réglementaires et légales.

Les audits de management que vous allez réaliser se doivent de faire remonter l’ensemble des sources de non performance afin de les éliminer. Cette performance ne se limite évidemment pas uniquement à l’efficacité (capacité à atteindre les objectifs fixés), mais bien à l’efficience de l’organisation (maîtrise des ressources au sens large du terme).

Yvon Mougin nous propose de réaliser les audits à travers un référentiel unique nommé QSEP afin d’intégrer les multiples exigences liées aux différents référentiels auxquels l’entreprise va s’appuyer : qualité, sécurité, environnement, responsabilité sociétale, modèles d’excellence (EFQM, PFQP), …

Il faut se rappeler qu’un auditeur interne réalise peu d’audits au cours de l’année. Il doit être en mesure d’intégrer l’ensemble des référentiels retenus par l’entreprise. Comment pouvez-vous l’aider?

7 principes pour réaliser vos audits QSEP

  1. Pilotage et stratégie : prévoir, guide, entrainer.
  2. Satisfaction clients (parties intéressées) : écart, éthique, adaptation.
  3. Adaptation au milieu : environnement, développement durable.
  4. Implication du personnel : management, santé / sécurité, satisfaction.
  5. Optimisation des ressources : informations, infrastructures, fournisseurs.
  6. Organisation : valeur ajoutée, communication, méthodes, amélioration.
  7. Résultats : efficacité, efficience.

Modèle PDCA (Plan, Do, Check, Act) pour réaliser vos audits QSEP

  1. Do : Découvrir les activités internes
  2. Plan : S’assurer de la pertinence des politiques
  3. Check : S’assurer de la pertinence des outils de comparaison
  4. Act : S’assurer de l’efficacité des dispositifs d’amélioration

Remarque : Normal que le « PDCA » soit finalement un DPCA. On découvre les activités en premier avec les audités.

C’est compliqué ?

Pas de panique ! Yvon Mougin est un adapte du Bons Sens Pratique. Les exemples ne manquent pas pour vous illustrer la théorie des audits QSEP.

  • Processus de management : audit de la direction
  • Processus de réalisation ou processus support : entretien avec un pilote
  • Processus de réalisation ou processus support : entretien avec les personnels

Pour vous illustrer le modèle PDCA, voici une petite histoire extraite du livre :

« Dans un office HLM, un auditeur s’entretient avec le DG. Celui-ci explique que dans ses orientations stratégiques pour les années à venir, il a inclus la nécessité d’améliorer l’accessibilité des logements. C’est un des grands projets du futur. Il lui précise les travaux qui sont en cours dans le cadre de ce projet.

C’est l’étape « Do ».

Ensuite, l’auditeur lui demande quelles sont les réglementations à ce sujet et le DG lui indique les textes qui couvent cette exigence et ses méthodes de veille réglementaire.

L’auditeur lui demande quels sont les clients et quelles sont leurs exigences à propos d’accessibilité. Le DG lui parle des locataires et des associations de locataires et handicapés et lui expose les résultats des enquêtes qu’ils font auprès de ces groupes de clients.

C’est l’étape du « Plan ».

Les métamodèles sont identifiés.

Poursuivant l’entretien, l’auditeur lui demande comment l’Office mesure les écarts entre les exigences des métamodèles et les résultats de l’Office en matière d’accessibilité. Le DG lui montre simplement le nombre de logements accessibles du parc actuel par rapport au nombre total de logements gérés par l’Office.

C’est l’étape du « Check ».

L’auditeur demande enfin au DG quels sont ses projets d’amélioration et celui-ci lui explique que tous les nouveaux logements construits sont conformes aux règlementations et aux attentes raisonnées des locataires et que, pour le parc existant, il y a un plan de réhabilitation des logements sur vingt ans. Il est bien évident qu’il n’est pas possible de rendre tous les logements d’un parc accessibles en deux jours et que cette conformité aux métamodèles doit être programmée et planifiées sur un plus long terme.

C’est l’étape du « Act.

Dans ce cas, tout va bien. Pas de piste majeure de progrès, la mécanique PDCA fonctionne correctement. »

Comment mettre en œuvre la démarche QSEP dans votre entreprise ?

Télécharger les 7 outils mis à disposition à tout acheteur du livre :

  • Guide d’audit QSEP : Fichier Excel pour préparer son audit.
  • MAP des critères QSEP : Décomposition des 7 principes QSEP
  • Présentation détaillée des critères d’audit : Ensemble de documents Word
  • Listes des documents QSEP : Fichier Excel reprenant les documents et enregistrements obligatoires des différents référentiels.
  • Modèle de rapport d’audit QSEP
  • Guide d’audit simplifié : Synthèse des critères pour ceux qui auront l’expérience dans la pratique de l’audit QSEP.
  • Support pour la conduite de la réunion de clôture.

Conduire le changement en interne

Comme toute conduite de changement, il va falloir mettre en place une gestion de projet.

Ne vous accrochez pas au passé. Les entreprises demandent une capacité d’adaptation rapide dans un environnement en évolution permanente.

Les pratiques d’audit doivent également s’adapter aux évolutions de votre entreprise.

Voici un mini plan d’actions :

  • Acheter le livre sur le site Internet Afnor EDITIONS
  • Télécharger les 7 outils QSEP (utilisation du « code d’obtention » fourni dans le livre dans votre espace client)
  • Mettre en place des audits internes « tests » en vous appuyant sur la technique PDCA (DPCA en réalité)
  • Réaliser un premier retour d’expérience sur la méthodologie QSEP
  • Former les auditeurs internes à la méthodologie QSEP
  • Sensibiliser les managers de votre entreprise (c’est utile)
  • Réaliser votre programme d’audits internes en utilisant la nouvelle méthodologie QSEP

Remarque : Vous pouvez feuilleter le livre à votre guise sur le site Internet, avant de l’acheter. Faites-vous votre propre idée.

Je vais personnellement mettre en œuvre le outils QSEP au sein des entreprises que j’accompagne. Je vous tiendrai informé en vous faisant mon propre retour d’expérience sur la méthodologie.

Je compte également sur vous pour me faire un retour d’expérience sur la méthodologie QSEP que vous aurez déployée dans votre entreprise.

Recevez gratuitement mon livre pour économiser du temps et gagner en efficacité

Dites-moi simplement à quelle adresse mail je dois vous l'envoyer.

Merci! Vous allez recevoir un mail. :-)

Pin It on Pinterest