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Voici la suite et fin de l’article « Au-delà des formulaires – Première partie ». Nous vous proposons une courte vidéo consacrée à l’inventaire. Elle permet d’illustrer l’usage des QR Code ou Code-barre avec sa tablette ou son smartphone.

Les exigences de création et de mise à jour des informations documentées – ISO 9001 : 2015 § 7.5

Les exigences liées à la création d’une information documentée sont simples à comprendre :

  • L’identification et la description : Attention à ne pas considérer les exemples mis entre parenthèses comme des exigences ! (par exemple leur titre, date, auteur, numéro de référence).

Pour identifier une information « papier », il vous faut un titre, une version, une pagination par lot (X/XX). Pour la version, on peut envisager une date (indication de la dernière mise à jour de l’information) et/ou un indice (indication du nombre d’évolution de l’information).

Prenons un exemple : Ma procédure est en version 5 en date du 13/01/2016. Cela indique que ma procédure a évoluée 4 fois dans le temps et que sa dernière mise à jour date janvier 2016. On peut très bien se contenter de la date de mise à jour, sans introduire la notion d’indice. Cette technique garantit également la maîtrise de l’information documentée.

Faut-il référencer les documents ? Cela n’est pas nécessaire, mais cela peut être pratique dans certaines entreprises, en fonction de leur culture des références (plan bureau d’études par exemple).

Le format et le support de votre information documentée

  • Le format (par exemple langue, version logicielle, graphiques) et le support (par exemple papier, électronique)

La norme ISO 9001 : 2015 donne des exemples entre parenthèses. Un exemple n’est pas une exigence.

Dans certain cas, il est intéressant d’utiliser des catégories (cas du format), mais attention aux excès ! La nature humaine est naturellement tentée de classer les informations en catégories diverses et variées. Mais pour en faire quoi après ?

La version logicielle (programme informatique) correspond davantage à une identification de l’information documentée. Nous l’avons déjà abordé précédemment.

La revue et l’approbation de votre information documentée

  • La revue (et leur approbation pour en déterminer la pertinence et l’adéquation).

La revue est un mécanisme mis en place avant d’approuver la publication de l’information d’information. Elle est tout d’abord réalisée par les opérationnels : L’auteur en autocontrôle ou d’autres collaborateurs devant appliquer l’information documentée dans le cadre de leurs activités. Elle peut être complétée par une personne garante de la « forme » : respect des règles de maîtrise documentaire (titre, version, pagination, traçabilité des modifications, …). Dans la pratique, cela devrait être le pilote du processus, en tant que garant de la documentation applicable à ses activités. Dans une entreprise de petite taille, cela pourra être le responsable qualité : fonction support des opérationnels.

Il est intéressant de revoir également la documentation à des fréquences données, afin de s’assurer qu’elle est toujours pertinente et à jour. La revue doit être supervisée par le pilote de processus, en tant que garant de la documentation applicable au niveau des activités mises en œuvre au sein du processus. Ce n’est en aucun cas la tâche d’un responsable qualité !

Pour ne pas alourdir cette revue, il est intéressant de l’étaler sur 3 ans, par exemple. Gérer une liste de la documentation applicable et suivre les revues en utilisant un jeu de couleurs (1 couleur par année) est une méthode proposée. Revoir un document ne nécessite en aucun cas une mise à jour du document si la revue ne met rien en évidence. La couleur va indiquer que la revue a été faite dans l’année.

Il faut noter qu’un mécanisme de revue n’est pas nécessaire en soit, si les choses sont bien faites par ailleurs, dans le cadre des modifications de l’organisation. On peut rappeler les exigences ISO 9001 : 2015 § 6.3 traitant de la planification des modifications : « L’organisme doit prendre en compte l’intégrité du système de management de la qualité », et celles liées aux actions correctives §10.2.1 f) : « L’organisme doit modifier, si nécessaire, le système de management de la qualité ». En d’autres termes, quand vous effectuez un projet d’amélioration, un projet d’action corrective ou un projet de changement important, pensez à ajouter une tâche « rechercher l’impact sur la documentation actuelle ». Si la documentation doit être modifiée, elle le sera bien dans le cadre de vos « projets ». Cela évitera de trouver de l’information documentée « décalée » dans le cadre de vos audits et de vos revues !

La publication d’une information documentée est assurée suite à la revue et à l’approbation. Déposer un document dans une zone « serveur », accessible en lecture seule, garantit la maîtrise documentaire. Il existe d’autres solutions logicielles comme SharePoint de Microsoft, Qualité-Saas ou Qualishare. Vous aurez la possibilité de gérer des workflow (revue, approbation).

Les exigences de maîtrise des informations documentées

La maîtrise de l’information documentée consiste à rendre les informations disponibles aux intéressés. La documentation doit « convenir ». Vous devez adapter le support aux cibles : textes, images, vidéos, par exemples.

Les mots « quand et là où elles sont nécessaires » indiquent la pertinence de l’information documentée mise à disposition. Il faut limiter l’information à ce qui est nécessaire et suffisant.

La protection de l’information reprend les critères de la sécurité de l’information :

  • Disponibilité : Rendre l’information pertinente (nécessaire et suffisante à disposition)
  • Intégrité : Prendre des mesures pour que l’information ne soit pas modifiée (gestion des droits)
  • Confidentialité : isoler les documents dits confidentiels dans des espaces de stockage dédiés

Dans la version précédente de la norme ISO 9001, on utilisait le mot « enregistrement » pour désigner les preuves de bon fonctionnement ou de traçabilité des activités mises en œuvre. Dans la version ISO 9001 : 2015, on parle d’information documentée conservée. Dans l’article – première partie -, nous avons fait la liste des exigences de conservation.

Ne prenez pas toutes les exigences à la lettre. La norme précise bien : « quand elles sont applicables ».

  • Distribution : La mise à disposition de l’information documentée, en un lieu unique, est préférable afin d’éviter la maîtrise de plusieurs points de distribution (affichage au poste de travail par exemple)
  • Accès : Les droits d’accès en lecture seule et la mise à disposition que de l’information pertinente sont des bonnes pratiques.
  • Récupération : Ce point rejoint la distribution de l’information documentée.
  • Utilisation : Les droits d’accès et le domaine d’application de l’information documentée permettent de préciser les cas d’utilisation.
  • Stockage et protection : Ces règles concernent l’information documentée en tant que documentation applicable, mais également en tant que preuves (enregistrements)
  • Préservation de la lisibilité : La dématérialisation de l’information documentée est une bonne pratique garantissant la lisibilité. Refaire une copie papier à partir d’une information originale (exemple des plans distribués dans les ateliers de fabrication).
  • Maîtrise des modifications : Mettre en place un cartouche de gestion des modifications est une bonne pratique.
  • Conservation et élimination : Ces règles concernent l’information documentée en tant que documentation applicable (exemple de conservation d’un mode opératoire d’une version d’un produit : service SAV) et les enregistrements (durée de classement et archivage, élimination).

Les documents d’origine externe

Les informations documentées d’origine externe, jugées pertinente pour l’entreprise, doivent être identifiées comme il convient et maîtrisées. La bonne pratique consiste à identifier ces éléments dans les fiches descriptives des processus : article Comment décrire une fiche processus pour améliorer les performances de l’entreprise ?

Données d’entrée : information documentée en provenance d’une partie intéressée

Donnée de sortie : définition des règles de conservation, si nécessaire

En conclusion

La gestion de l’information documentée a nécessité deux articles, mais dans les faits, ll y a des solutions pragmatiques permettant de maîtriser la documentation applicable (nécessaire et suffisante) au sein d’une entreprise. Les enjeux se situent davantage au niveau des nombreux formulaires que l’entreprise utilise au quotidien. Il y a matière à engager des projets de dématérialisation, sachant que les formulaires doivent nécessairement être reliés à votre système d’information.

Si vous utiliser des formulaires avec une ressaisie d’information pour l’exploitation des données collectées, vous allez avoir un retour sur investissement rapide en passant par la dématérialisation des formulaires.

Nous vous proposer de découvrir une courte vidéo permettant d’illustrer la gestion d’un inventaire basé sur un QR Code. Cela fonctionne évidemment avec un code-barre.

  • Identification du produit par lecture du QR Code
  • Saisie des quantités
  • Génération des résultats d’inventaire

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Pascal

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