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Le sujet des informations documentées au sein des entreprises donne lieu à de nombreux échanges sur Internet.

L’idée de cet article est de rappeler les exigences de la norme ISO 9001 : 2015 (§7.5) et d’aborder des solutions possibles pour la gestion des informations documentées au sein de l’entreprise.

Deux exemples de formulaires dématérialisés sont accessibles dans cet article : vidéos de démonstration accessibles en conclusion de cet article.

La documentation au service des activités / processus

Pour maîtriser nos activités, nous utilisons les processus qui se composent « d’ingrédients » que nous pouvons classer en 6M, ceci, afin de remettre l’information documentée à sa juste place.

  • M Matière : Les données d’entrée permettent au processus de mettre en œuvre ses activités ET les données de sortie correspondent aux livrables fournis par le processus à ses « clients » (internes = processus généralement, ou externes = parties intéressées ou parties prenantes).
  • M Moyens : Les machines, les logiciels, les outillages sont les moyens nécessaires pour la mise en œuvre des activités au sein du processus.
  • M Méthodes : Les bonnes pratiques à mettre en œuvre sont formalisées dans des documents papiers ou des enregistrements informatiques. Elles sont généralement utilisées comme support pour l’acquisition de compétences (intégration d’un nouveau collaborateur, gestion de la polyvalence) ou de référence pour des activités « complexes » ou peu pratiquées.
  • M Main d’œuvre : Les processus s’appuient naturellement sur les compétences et la polyvalence des collaborateurs.
  • M Milieu : L’environnement de travail peut avoir une influence que la qualité produite par les activités. Des dispositifs doivent être mis en place pour s’assurer que l’environnement de travail est adéquat : température, hygrométrie, luminosité, pour exemples.
  • M Mesure : La mise en œuvre d’indicateurs de surveillance du processus permettent de s’assurer que les activités du processus sont maîtrisées. Les indicateurs de performance sont utilisés pour définir les objectifs associés au processus. Il n’y a pas d’amélioration sans mesure.

N’oublions donc pas que les informations documentées ne sont qu’un « ingrédient » pour la maîtrise de nos activités / processus, en l’occurrence le M « Méthode ». La note contenue dans le paragraphe 7.5.1 est très explicite : L’étendue des informations documentées dans le cadre d’un système de management de la qualité peut différer selon l’organisme en fonction de:

  • la taille de l’organisme, de ses domaines d’activité et de ses processus, produits et services; — la complexité des processus et de leurs interactions; et
  • la compétence des personnes

On peut également évoquer rapidement la nouvelle exigence ISO 9001 : 2015 § 7.1.6 consacrée aux connaissances organisationnelles, comprenez la capitalisation des savoirs de l’entreprise. L’information documentée est un des moyens utilisés.

Quelles sont les exigences ISO 9001 : 2015 pour les informations documentées ?

La norme ISO 9001 : 2015 impose des informations documentées, non plus sous la forme de procédures obligatoires, mais davantage sous la forme de documents et d’enregistrements (ou preuves).

Les 6 procédures obligatoires que vous avez mises en place dans les versions antérieures de la norme ISO 9001 peuvent naturellement être conservées, dans la mesure où vous les jugez pertinentes. Je vous rassure, elles le sont.

Petit rappel des exigences documentaires de la norme ISO 9001 : 2008 :

  • La maîtrise des documents
  • La maîtrise des enregistrements
  • Les audits internes
  • La maîtrise du produit non conforme
  • Les actions correctives
  • Les actions préventives

En utilisant le moteur de recherche du site https://www.ameliorationcontinue.fr, Vous trouverez toujours des articles traitant de ces sujets, car, dans la réalité, certaines d’entre elles sont pertinentes. Pour ma part, avec les clients que j’accompagne, nous avons pris la décision de les conserver.

La documentation obligatoire ISO 9001 : procédures

Quelles sont les informations documentées obligatoires, au sens de la norme ISO 9001 : 2015 ?

Les formes d’une information documentée :

  • Le domaine d’application du SMQ : 4.3
  • La politique qualité : 5.2.2
  • Les objectifs qualité : 6.2.1 g)
  • Les caractéristiques des produits devant être fabriqués, des services devant être fournis ou des activités devant être réalisées, les résultats à obtenir : 8.5.1 a) & b)

La conservation d’une information documentée :

  • L’adéquation des ressources pour la surveillance et la mesure : 7.1.5.1
  • La référence utilisée pour l’étalonnage ou la vérification : 7.1.5.2 a)
  • Les preuves desdites compétences : 7.2 d)
  • Les informations documentées d’origine externe jugées nécessaires : 7.5.3.2
  • L’assurance que les processus ont été réalisés comme prévu : 8.1 e)
  • La démonstration de la conformité des produits et services aux exigences applicables : 8.1 e)
  • Les résultats de la revue : 8.2.3.2
  • Les nouvelles exigences relatives aux produits et services : 8.2.3.2
  • La gestion des modifications des exigences relatives aux produits et services : 8.2.4
  • La démonstration de la satisfaction des exigences relatives à la conception et au développement : 8.3.2 j)
  • Les éléments d’entrée de la conception et du développement : 8.3.3
  • Les informations documentées relatives aux activités de conception et du développement : 8.3.4
  • Les éléments de sortie de la conception et du développement : 8.3.5
  • Les informations documentées liées aux modifications de la conception et du développement : 8.3.6
  • Les informations concernant les activités d’évaluation, de sélection, de surveillance des performances et de réévaluation des prestataires externes : 8.4.1
  • Les actions nécessaires résultant des évaluations : 8.4.1
  • Les éléments de sortie lorsque la traçabilité est une exigence : 8.5.2
  • Les événements concernant la propriété d’un client ou d’un prestataire externe (perte, endommagement, utilisation jugée impropre) : 8.5.3
  • La revue des modifications et al ou les personnes autorisant les modifications et toutes les actions nécessaires issues de la revue : 8.5.6
  • La libération des produits et des services (preuves de la conformité aux critères d’acceptation, la traçabilité jusqu’aux personnes ayant autorisé la libération) : 8.6
  • Informations documents liées aux éléments de sortie non conformes : 8.7
  • Les preuves de la performance et de l’efficacité du SMQ : 9.1.1
  • Les preuves de la mise en œuvre du programme d’audit et des résultats d’audit : 9.2.2 f)
  • Les données de sortie des revues de direction : 9.3.3
  • La nature des non-conformités et de toute action menée ultérieurement, ainsi que des résultats de toute action corrective : 10.2.2

Rappel de l’exigence 4.4.2 : L’organisme doit, autant que nécessaire tenir à jour les informations documentées nécessaires au fonctionnement de ses processus et conserver les informations documentées pour avoir l’assurance que les processus sont mis en œuvre comme prévu.

Rappel de l’exigence 7.5.1 : L’organisme doit inclure les informations documentées exigées par la norme ISO 9001 : 2015 (cf liste détaillée ci-dessus), et celles que l’organisme juge nécessaire à l’efficacité du SMQ.

En conclusion

La gestion de l’information documentée concerne les informations dites applicables dans le cadre de vos activités, mais également les informations conservées en tant que preuves de fonctionnement de vos activités.

Si vous avez l’habitude de parler « document » et « enregistrements », ne changez rien ! La norme ISO 9001 : 2015 rappelle d’ailleurs la bonne pratique dans son annexe A. Le vocabulaire fait partie de la culture de l’entreprise.

Le nombre de formulaires peut être important au sein d’une entreprise. La dématérialisation des formulaires va vous permettre de les relier à votre système d’information.

Première vidéo de démonstration : Le bon de travail

  • Contexte d’un ordre de fabrication
  • Pointage des temps par étapes de la gamme : début et fin par opérateur
  • Contexte d’un ordre de fabrication
  • Pointage des temps par étapes de la gamme : début et fin par opérateur

Cliquez ici pour accéder à la deuxième partie de l’article consacré à l’information documentée.

Au plaisir de lire vos commentaires

Pascal

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