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Comment traiter les contrôles réglementaires ?

Les ascenseurs sont soumis à des contrôles périodiques réglementaires. Il s’agit de respecter les fréquences de ces contrôles et de conserver le rapport d’inspection comme preuve des contrôles effectués.

La dématérialisation des formulaires a permis à la société Lift de planifier et de suivre les missions de ses techniciens, de manière plus efficiente. Les étapes de la planification des interventions à la facturation client sont ainsi optimisées : fiabilité des saisies, sécurité des informations, rapports d’intervention et de contrôles réglementaires générés automatiquement, gestion de la facturation (pièces de rechange utilisées).

Comment utiliser le code barre dans les prestations de services ?

Les techniciens reçoivent automatiquement sur leur smartphone ou leur tablette les formulaires pré-renseignés avec les informations de leurs missions. C’est un gain de temps dans la planification des missions mais également une garantie d’une communication maîtrisée.

Sur le terrain, les techniciens vont pouvoir compléter les formulaires avec les informations collectées :

  • Identification des ascenseurs (code barre)
  • Pièces de rechanges utilisées lors de l’intervention (code barre)
  • Photos des défauts relevés avec les commentaires associés
  • Signature du représentant du client

Comment gérer la réception des travaux et le rapport d’inspection ?

En fin de mission, les techniciens vont faire le point avec le client. La réception des travaux, avec les réserves éventuelles, peut être traitée directement dans le formulaire dématérialisé :

  • Prise d’une photo d’une réserve à lever
  • Esquisse identifiant le point de la réserve
  • Commentaires associés à une réserve
  • Signature du client avec un stylet

Le formulaire est également utilisé pour effectuer la mesure de la satisfaction du client. Dans notre cas, nous utilisons la méthode Net Promoter Score (NPS) permettant d’évaluer la satisfaction et la fidélité de nos clients.

Nous posons très simplement deux questions qui seront évaluées de 0 à 10 :

  • Degré de satisfaction suite à notre prestation de services ?
  • Probabilité de promouvoir notre société ?

La transmission de l’ensemble des informations au siège de l’entreprise va nous permettre :

  • La génération automatique des rapports d’intervention
  • La prise en compte des informations dans notre outil de gestion des contrats (traçabilité de l’intervention, facturation de la prestation)

Dans notre cas :

  • plus de soucis d’interprétation des informations car elles sont numériques
  • plus de ressaisie à faire après la fin d’une mission

Comment fiabiliser les sorties de stock des pièces détachées ?

L’utilisation des codes-barres nous a permis d’identifier le parc des ascenseurs de tous nos clients.

Nous sommes allés encore plus loin car nous avons également mis en place les codes-barres pour les pièces de rechange. Avant toute intervention, nous préparons les pièces à emmener sur chantier en fonction des travaux à réaliser.

Une fois sur le terrain, les contrôles périodiques nécessitent des changements complémentaires à effectuer. Dans ce cas, ces pièces sont scannées par nos techniciens afin que nous puissions garantir notre tenue de stock (sorties) et la conformité de notre facture client.

Le formulaire dématérialisé nous a simplifié et sécurisé nos flux d’information.

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