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Les actions correctives, comme les actions préventives s’appuient sur la méthode de résolution des problèmes. Attention à ne pas confondre avec le pansement. Ce dernier n’est que curatif! Le pansement n’évitera pas la prochaine chute!

Formulaire ou base de données ?

Le formulaire est un outil structurant pour la saisie des informations. Format papier ou format électronique. A vous de choisir.

Je privilégie toutefois la base de données pour la gestion des actions correctives et préventives. Une fonction permettra d’imprimer le formulaire (papier ou  pdf).

Quelle est la différence entre une action corrective et une action préventive ?

Les deux vont permettre de traiter les problèmes qui se posent dans votre entreprise. C’est une très bonne manière de faire de l’amélioration continue.

La différence entre correctif et préventif réside dans le fait que le problème est réel dans le cas de l’action corrective, alors que le problème est potentiel dans le cas de l’action préventive.

Comment poser un problème ?

Une action corrective ou préventive demande à poser le problème correctement. Ne dit-on pas :

« Un problème bien posé est un problème à moitié résolu ».

Poser un problème est le point de départ de toute action corrective ou préventive. Cela revient à décrire les faits constatés ou potentiels, selon le cas.

Les faits, rien que les faits.

Appuyez-vous sur la technique des « 3 paragraphes » :

  • 1er paragraphe= les faits
  • 2ème paragraphe = la conséquence si l’on ne fait rien
  • 3ème paragraphe = la situation satisfaisante

Pour décrire les faits, on peut utiliser l’outil QQOQC :

  • Qui est concerné ?
  • De quoi s’agit-il ?
  • cela se passe t’il ?
  • Quand cela se passe t’il ?
  • Combien de fois ? Combien de cas ?

Utiliser l’outil QQOQC évite d’évoquer des causes et des solutions ? Seuls les faits permettent de bien poser le problème.

Les jugements de valeur sont également un piège classique de la description des faits :

  • Je pense que …
  • Il paraît que …

N’oubliez pas que les faits sont non contestables. On parle bien d’éléments factuels, de preuves.

La conséquence des faits, que vous avez décrits précédemment, va donner de l’importance au problème posé. C’est un élément utile pour mobiliser les ressources pour la résolution du problème en question. Vous pouvez également utiliser les conséquences comme critère de gestion des priorités de traitement des problèmes. Les ressources ne sont pas illimitées au sein de l’entreprise !

La situation satisfaisante revient à rappeler justement la normalité à retrouver suite à la résolution du problème.

Dans le cas de l’action préventive, les faits et les conséquences sont évidemment potentiels. Le but est de conserver la situation satisfaisante en évitant justement l’apparition des faits et de leurs conséquences.

Comment analyser le problème ?

C’est l’étape de recherche de causes probables. L’outil « 5P » vous permet, en groupe de travail, de lister les causes. L’outil « 5P » demande à se poser 5 fois de suite la question  du pourquoi ces faits ? D’où l’importance de bien poser les faits afin d’éviter toute fausse piste dans la recherche des causes.

Cette technique évite de s’arrêter à la première cause trouvée.

  1. Pourquoi ? C’est l’opérateur Pierre.
  2. Pourquoi ? C’est un personnel intérimaire arrivé il y a une semaine.
  3. Pourquoi ? L’opérateur n’a pas été sensibilisé à ce point de vigilance de la fabrication.
  4. Pourquoi ? La formation au poste de travail se fait oralement. C’est un oubli du chef d’équipe.
  5. Pourquoi ? Il n’y pas de standardisation de l’intégration du personnel intérimaire

Remarque : La sensibilisation de l’opérateur au point de vigilance, suite au produit non conforme, est une action immédiate (une action curative selon le vocabulaire utilisé). Ne considérez pas un rappel de règle comme action corrective.

Les causes probables peuvent être classée par famille. Vous pouvez utiliser l’outil « 5M » :

  • Moyens
  • Matière
  • Milieu
  • Main d’œuvre (compétences)
  • Méthodes

Dans l’exemple précédent, la cause « première » pourra être classée dans « Méthodes », mais sûrement pas en « Main d’œuvre ».

Les causes identifiées « probables » devront être validées sur le terrain. Elles deviendront alors des causes « certaines ».

Déterminer et mettre en œuvre les actions correctives ou préventives

Les solutions mises en place permettront d’éliminer les causes. Cette étape consiste à déterminer les solutions, puis à les mettre en place. Un plan d’actions peut s’avérer utile :

  • Action à mener
  • Qui s’en occupe ?
  • Pour quand ?
  • Comment avance l’action ?

Comment déterminer l’efficacité d’une action corrective ou préventive ?

L’efficacité des actions correctives et préventives se fait toujours par rapport à la cause dite « première » (root cause en anglais). C’est après une phase d’observation que vous pourrez valider cette efficacité.

Si les faits apparaissent ou réapparaissent à nouveau, c’est que vous n’avez pas trouvé la cause « première ». Il va falloir reprendre la phase d’analyse du problème à travers une nouvelle recherche de causes.

Comment construire sa base de données ou son formulaire ACAP ?

  • Date d’ouverture
  • Typologie d’action : corrective ou préventive
  • Identification de la source : client, entreprise, fournisseur
  • Description du problème : les faits, les conséquences, la situation satisfaisante
  • Recherche des causes
  • Mise en place des solutions retenues : quoi ? qui ? quand ? comment ?
  • Mesure de l’efficacité des actions
  • Clôture du problème : date

Télécharger l’outil Excel de suivi des actions correctives et préventives

L’outil permet également de disposer d’un formulaire pour la communication, avec un client par exemple.

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