Publie le 28 octobre 2011, dans Méthodes, Qualité

Comment faire un rapport d’audit synthétique et pertinent en 5 points!


rapport audit Comment faire un rapport d’audit synthétique et pertinent en 5 points!

Le rapport d’audit va finaliser votre mission d’audit. Il s’agit, en 30 minutes ou 1 heure maximum, de faire un travail de synthèse de l’ensemble des informations que vous avez collectées (prise de notes). Le résultat vous servira pour réaliser votre réunion de clôture.

1. Recenser l’ensemble des points forts

En balayant l’ensemble de vos notes, vous allez très rapidement faire la liste de tous les points forts que vous avez identifiés pendant les entretiens avec les audités. J’utilise personnellement le symbole « + » dans la marge.

Par rapport à l’objectif de la mission et de ce que vous avez vécu, faites toutefois un tri dans les points forts afin de ne conserver que ceux qui permettront de valoriser les bonnes pratiques de l’organisation. Regroupez-les par thèmes :

  • Ressources humaines : implication
  • Méthodes de travail : bonnes pratiques de l’organisation
  • Moyens : outils de gestion, …

Pourquoi faut-il mettre en avant des points forts ?

Ils représentent les « bonnes pratiques » de l’organisation. Cela valorise directement l’implication du personnel dans l’amélioration continue de la performance de l’entreprise. Il est important de rappeler que l’entreprise puisse maintenir ces points forts dans le temps. Ils constituent les verrous de l’organisation.

Comment formuler un point fort ?

Ecrivez le point fort sous la forme d’une affirmation appuyée par des faits constatés, comme par exemple :

  • implication du personnel de production dans la démarche d’amélioration participative : nombre de suggestions d’amélioration proposées et mises en œuvre de manière efficace, en hausse constante depuis trois ans.

2. Recenser l’ensemble des points faibles

Les points faibles sont des risques que vous avez identifiés et qui pourraient devenir de futures non conformités si l’entreprise n’entreprend pas d’actions préventives pour éliminer les causes potentielles. Personnellement j’utilise le symbole « - ».

Les points faibles seront revus automatiquement lors du prochain audit afin de s’assurer de leur prise en compte effective.

Comment formuler un point faible ?

Utilisez tout simplement la formulation « attention » en complétant avec les faits pouvant apparaître, si le risque se présente en réalité, comme par exemple :

  • Attention à indiquer explicitement, dans vos commandes d’achat, les références à appliquer (spécifications de fabrication, plan indicé, …) par le sous-traitant. En cas d’évolution de vos spécifications d’achat, la non prise en compte de celle-ci par votre sous-traitant pourrait devenir un produit non conforme. Ce risque est renforcé par le fait que vous ne gérez pas les AR (accusé réception de commande) de vos fournisseurs.

3. Recenser l’ensemble des non conformités

Une non conformité est un écart par rapport à une exigence. Cette dernière pourra être une exigence d’une norme (exemple : ISO 9001), d’une exigence interne à l’entreprise ou une exigence légale  / réglementaire.

Toute non conformité nécessite une action corrective de la part de l’entreprise. Une action corrective est une méthodologie s’appuyant nécessairement sur la recherche de causes. Les actions mises en œuvre et mesurées en termes d’efficacité, seront à valider par l’auditeur.

Comment formuler une non conformité ?

Ecrire une non conformité demande à décrire les faits constatés : Qui? Quoi? Où? Quand? Comment? Combien?

Attention à ne pas faire de jugement de valeur. Vous devez absolument écrire que des faits afin que la situation de non conformité soit non contestable.

Il faut ensuite rattacher les faits à une exigence, comme vu précédemment : exigence d’une norme, exigence interne ou exigence légale / réglementaire. Si vous n’arrivez pas à associer une exigence, c’est que vous n’êtes aucunement face à une non conformité !

Vous avez peut être mis en évidence un point faible ou une opportunité d’amélioration. Dans les deux cas, revoyez sa formulation.

Si vous avez pu rattacher vos faits à une exigence, vous avez bien mis en évidence une non conformité.

4. Recenser l’ensemble des opportunités d’amélioration

En balayant l’ensemble de vos notes, vous allez très rapidement faire la liste de toutes les opportunités que vous avez identifiées pendant les entretiens avec les audités. J’utilise personnellement le symbole « OA » dans la marge.

Comment formaliser une opportunité d’amélioration ?

Commencez avec un « verbe à l’infinitif + opportunité» complété éventuellement avec les gains qualitatifs, comme par exemples :

  • Adapter la gestion des commandes fournisseurs afin d’éviter l’opération d’archivage annuelle
  • Automatiser l’indicateur d’évaluation des fournisseurs en vous appuyant sur les données gérées dans le module achats

Le verbe à l’infinitif traduit une action à faire.

5. Faire une conclusion de votre rapport d’audit

S’il fallait retenir qu’un seul point fort, retenez-en en rapport avec :

  • Les performances qualitatives obtenues
  • Le pilotage de l’activité
  • La capacité d’amélioration

Rappelez les enjeux liés aux points faibles et aux non conformités :

  • Mettre en place les actions correctives et préventives permettant d’éliminer la cause première de la non conformité.

Traiter une non conformité, un point faible (risque de non conformité) ou une opportunité d’amélioration sont trois manières différentes de faire progresser l’organisation. Peu importe le vocabulaire, le tout est de faire avancer les choses!

En conclusion

Le rapport d’audit est une photographie d’un processus, d’une activité ou de tout le système de management.

La qualité de votre rapport, au sens valeur ajoutée apportée à vos « clients », va permettre aux audités d’améliorer leur organisation.

Cette qualité de rapport est le résultat de votre processus d’audit, qui s’appuie sur :

  1. La préparation d’un guide d’audit
  2. La pertinence de vos entretiens : les bonnes questions à poser
  3. La technique utilisée pour les prises de notes

La recette d’un bon rapport d’audit est bien d’avoir suffisamment de « matière » à exploiter, sachant que la technique de prise de notes vous facilitera le travail de collecte des informations utiles à votre travail de synthèse.

Si vous avez bien pris vos notes en cours d’audit, la synthèse vous sera évidemment grandement facilitée en reprenant directement les différents points notés : « + », « - », « OA » et « NC ».

Pour revoir les principes d’audit s’appuyant sur des méthodes éprouvées :

Réussir les audits internes en quatre étapes

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 4.9/10 (7 votes cast)
Comment faire un rapport d’audit synthétique et pertinent en 5 points!, 4.9 out of 10 based on 7 ratings

Expressions recherchées:

  • rapport d\audit
  • rapport daudit
  • rapport audit
  • comment rédiger un rapport d\audit
  • comment rédiger un rapport daudit interne
  • comment rédiger un audit
  • comment rédiger un rapport daudit
  • rédiger un rapport d\audit
  • modele de rapport d audit commercial
  • compte rendu d\audit
Mots-clés: action corrective, audit, audit interne, audité, conclusion d'audit, entretien d'audit, guide d'audit, iso 14001, ISO 27001, ISO 9001, opportunité d'amélioration, point faible, point fort, préparation de l'audit, rapport d'audit, réunion de clôture
    Partager cet article :
Autres articles Vous pouvez laisser un commentaire. Les Ping ne sont pas autorisés.

19 commentaires pour “Comment faire un rapport d’audit synthétique et pertinent en 5 points!”

  1. mina dit :

    Bonjour M.WEBER,

    Je tiens à vous remercier infiniment pour tout ce que vous faites. je suis responsable qualité d’une entreprise de distribution des produits pharmaceutiques depuis 2003, en lisant vos articles je commence à lire et à comprendre la norme iso 9001 différemment et chaque chapitre, chaque exigences, chaque terme,… tout me parait maintenant logique, réalisable sur le terrain et surtout clair et loin de toute confusion. Je vous remercie une nouvelle fois.

    J’aimerais aussi vous informer que j’ai beaucoup de problèmes quant à la maîtrise documentaire. La semaine dernière, l’entreprise a été auditée et il y avait des remarques relatives à la gestion doumentaire et comme j’avais les mêmes remarques lors de l’audit 2010, cela a été enregistrée en tant que « non conformité d’application ». J’espère que vous pourriez m’aider pour surmonter cet handicap.

    Encore merci.

    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
  2. Rabia dit :

    Bonjour,

    Je vous remercie infiniment pour les documents que vous avez mis à notre disposition, c’est très intéressant.
    Je vous vous informe que j’occupe un poste d’auditrice qualité dans une société de câblage automobile, et j’ai bien profité de vos articles pour améliorer ma carrière, et je continue à découvrir les points d’amélioration.

    Merci encore une fois.

    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
  3. Arnold dit :

    Bonjour

    Merci pour vos précieux conseil.
    J’aimerais en savoir plus sur ISO 9001 car je vais démarrer une mise en place bientôt et je ne sais pas par ou il faut commencer.
    Merci de m’éclairer si vous pouvez.
    Cordialement

    Arnold

    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
  4. Pascal Weber dit :

    Bonjour Rabia,

    Merci de votre retour.

    N’hésitez-pas à me solliciter si un sujet vous intéresse particulièrement. Cela me permettra d’écrire un nouvel article.

    Au plaisir de vous lire.

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
  5. Pascal Weber dit :

    Bonjour Arnold,

    Je viens de mettre en ligne un article qui vous intéressera sûrement.

    Il traite de la manière dont il faut engager le projet de mise en œuvre d’un SMQ.

    Je vous rends attentif au fait qu’il ne faut pas monter une « usine à gaz ». En d’autres termes, le SMQ doit être le plus « transparent » possible » car les bonnes pratiques (exigences ISO 9001) sont naturellement intégrées dans les activités opérationnelles au service des clients de l’entreprise.

    Exemples :

    Tableau de bord de la direction intégrant aspects économiques et qualitatifs

    Utilisation de l’évaluation des fournisseurs, par les acheteurs, comme outil support de la relation fournisseurs

    Attention à ne pas faire du SMQ un super système documentaire pour les acteurs de l’entreprise. Le SMQ est un système de management basé sur l’approche processus dont la seule finalité est la satisfaction des clients de l’entreprise. Soyons réaliste! La satisfaction des clients n’est pas la seule finalité de l’entreprise. Les aspects économiques sont nécessairement présents, pour la pérennité de l’entreprise.

    N’oublions-pas que la norme ISO 9001 : 2008 n’impose que 6 procédures documentée!!

    Comment mettre en œuvre un SMQ ? 4 étapes à respecter!

    Au plaisir de vous lire.

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
  6. Paula dit :

    Bonjour Monsieur,

    Je vous remercie pour les articles que vous avez posté sur votre site, ils sont très intéressants à lire…et m’ont beaucoup aidé à intégrer les différents concepts de la qualité.

    J’aimerai que vous m’aidiez à comprendre un sujet : comment remédier à la non-qualité…

    Il faut commencer à définir ce qu’est la non qualité, puis les étapes à suivre pour essayer de corriger cette non qualité, les actions à mener ( correctives, préventives et curatives ) puis l’importance de la surveillance et de la mesure des processus et produits.

    Qu’est ce que vous en pensez?

    Je vous remercie par avance de l’attention que vous porterez à ma demande.

    Cordialement

    Paula

    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
  7. aboulkabila dit :

    Bonjour,

    Je suis un étudiant. J’ai besoin de votre aide pour me fournir un exemple de rapport sur la méthode du travail d’un cabinet d’audit ou bien d’un rapport d’audit d’une entreprise + fiche signalétique.
    je vous remercie par avance.

    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
  8. Pascal Weber dit :

    Bonjour,

    Le sujet est large quand vous évoquer la méthode de travail d’un cabinet d’audit. Qu’entendez-vous par cabinet d’audit. Parlez-vous des organismes de certification ISO?

    Si tel est le cas, il me sera possible de vous fournir une méthode de travail, car celle-ci est transmise à toute entreprise engagée dans un contrat de certification système ISO.

    Le rapport d’audit est un élément de la propriété de l’entreprise cliente. Il n’est pas du tout communicable.

    Si vous souhaitez savoir que contient un rapport d’audit, je vous invite à lire cet article :

    Comment faire un rapport d’audit synthétique et pertinent en 5 points!

    Au plaisir de vous lire.

    Pascal Weber

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
  9. Seddaoui Mustapha dit :

    Bonjour

    Je cherche une Check list ou « guide » pour m’aider à réaliser un Audit interne QSE (SMI)qui soit le plus complet possible….ne pouvant pas accéder au site de téléchargement « Payant »….pourriez vous m’aider avec un document, ou un lien qui puisse répondre à mon attente.

    Merci d’avance de me répondre à mon adresse email mseddaoui@gmail.com

    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
  10. Pascal Weber dit :

    Bonjour,

    Si vous disposez de la norme ISO 9001 ou ISO 14001 ou OHSAS 18001, vous pouvez tout simplement vous appuyer sur les annexes contenues dans ces différentes normes. Elles donnent des correspondances entre les exigences des différents référentiels.

    Entre la norme ISO 14001 et OHSAS 18001, il y a correspondance exacte entre les paragraphes.
    Si je prends en exemple la norme ISO 9001 : 2008, l’annexe A1 effectue la correspondance avec l’ISO 14001:2004.

    Il me semble que c’est un bon départ pour la construction d’un outil « check-list ».

    Une autre piste éventuellement. Le dernier livre d’Yvon Mougin qui traite des nouvelles pratiques de l’audit de management QSEP (Qualité, Santé, et Sécurité, Environnement, Performance). Il est disponible chez Afnor Editions. Il propose de télécharger 7 outils afin de donner les moyens aux auditeurs de préparer les audits et de les réaliser efficacement :

    - Guide d’audit QSEP
    - MAP des critères QSEP
    - Présentation détaillée des critères d’audit
    - Liste des documents QSEP
    - Modèle de rapport d’audit QSEP
    - Guide d’audit simplifié
    - Guide de déroulement d’une réunion de clôture

    Très bon livre d’Yvon.

    Au plaisir de vous lire.

    Pascal Weber

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
  11. Siata dit :

    Bonjour Pascal,
    merci de nous avoir donnée l’occasion de mieux comprendre le management de la qualité. Je voulais savoir comment mettre en place un système d’archivage au sein d’un cabinet qui a un SMQ et qui maîtrise pas la gestion de ses documents. Il faudra ensuite mettre des outils en place pour mieux gérer les données.

    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
  12. Pascal Weber dit :

    Bonjour,

    La maîtrise de la documentation est liée à la maîtrise des enregistrements. Un enregistrement est un document particulier utilisé comme élément de traçabilité du bon fonctionnement (aspect maîtrise) ou de la performance d’une activité.

    Si vous êtes dans la mise en place d’un système de management (ISO 9001, ISO 14001, …) vous devez vous assurer de bien prendre en compte les enregistrements à conserver selon les exigences des référentiels.

    Exemple : Les enregistrements de revues de direction doivent être conservées (ISO 9001:2008 – 4.2.4).

    Vous pouvez tout a fait mettre en place un système d’archivage au sein de votre société, sans que cela soit lié à un référentiel de système de management.

    Dans ce cas, il faut interroger le personnel afin d’identifier les informations qu’ils faut impérativement conserver au sein de l’entreprise. Ces informations peuvent prendre deux formes en général : données informatiques et données papier.

    Mettez en place un tableau Excel pour identifier l’ensemble de ces informations :

    - identification de l’enregistrement : un titre et une codification éventuellement
    - mode de classement : exemple d’un classeur trié par …
    - lieu de classement : localisation des données classées (un bureau par exemple)
    - Responsable du classement : fonction au sein de l’entreprise en charge du classement
    - mode d’archivage : boîte d’archivage trié par …
    - lieu d’archivage : localisation des données archivées (local archives par exemple)
    - Responsable de l’archivage : fonction au sein de l’entreprise en charge de l’archivage
    - Durée de conservation : information réglementaire ou légale, exigences clients, ou choix de l’entreprise
    - mode d’élimination des informations archivées : moyen de destruction utilisé

    Pour chaque information archivée, vous allez pouvoir préciser les différents critère de la maîtrise.

    La protection est un élément important. Rien ne sert de classer/archiver des informations si elles ne sont pas protégées. Celle-ci concerne l’accessibilité aux informations en tenant compte de la confidentialité éventuelle de l’information. Elle concerne également la protection physique contre des risques de destructions : incendie, inondation, vol, …

    Exemple pour la protection :

    Pour les données informatiques, une procédure de sauvegarde des données informatiques garantissant la dissociation géographique entre les informations originales (la source) et les informations sauvegardées vous permettra déjà de préserver les données. Pour les documents « support papier », les mesures de protection physique devront vous protéger des risques identifiés et évalués (incendie, inondation, humidité, …).

    Si l’on veut conserver de l’information durant un certain temps, il faut s’assurer de la capacité de l’entreprise à le garantir, sinon cela n’a pas de sens.

    En conclusion :

    Si vous pouvez vous contenter d’un classement sur une certaine durée, il faut le faire. Les opérations d’archivage demandent un certain travail. En plus, cela demande des surfaces de stockage.

    Si vous pouvez éviter le classement / archivage, il faut absolument le faire.

    La bonne question est bien celle-ci : A qui et à quoi vont servir les documents que vous classez, que vous archivez?

    Au plaisir de vous lire.

    pascal Weber

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
  13. Ernestein dit :

    Bonjour cher Monsieur,

    Je viens d’être recruté comme auditeur interne dans une entreprise de BTP au sein d’un groupe. Je n’ai jamais occupé ce poste dans ma carrière de 15ans en comptabilité et finance. Ce service n’existait pas dans les entreprises où j’ai travaillé.

    En auditeur débutant, je sollicite vivement vos conseils et votre soutien en documentation technique dans le domaine pour y arriver. Je précise que le service existait mais aucune organisation n’a été mise en place et mes prédécesseurs(2)n’ont pas duré à ce poste avant de démissionner.

    Merci de m’aider en me répondant directement dans mon mail indiqué.

    Merci d’avance et salutations distinguées.

    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
  14. Pascal Weber dit :

    Bonjour,

    Le métier d’auditeur demande à connaître les techniques d’audit et les référentiels applicables dans le cadre de l’audit. Si votre entreprise est certifiée ISO 9001 ou si vous souhaitez vous appuyer sur les exigences ISO 9001, il est important que vous soyez formé au référentiel. Il n’y a pas uniquement l’ISO 9001. D’autres référentiels peuvent être audités. Cela pourrait être vos règles de fonctionnement interne.

    Apprendre les techniques d’audit se fait généralement à travers une formation. Les principaux sujets à appréhender sont :

    - préparer un guide d’audit
    - mener un entretien
    - prendre des notes pertinentes en cours d’un entretien
    - préparer la réunion de clôture
    - rédiger un rapport d’audit

    Chaque étape d’audit va s’appuyer sur des outils qui vous permettront d’être efficient lors de votre mission d’audit.

    Le blog appréhende les principales exigences de l’ISO 9001, mais une formation complète serait toutefois nécessaire.

    Certaines articles évoquent certains outils à appliquer dans le cadre des audits :

    Réussir les audits internes en 4 étapes

    Faire un audit interne au service commercial

    Pour compléter mes propos, voici un livre très intéressant pour appréhender les techniques d’audit :


    Utilisez le guide parfait de l’auditeur interne

    Dans tous les cas, pour progresser, il va falloir pratiquer. Mais avant cela, il est important d’acquérir les bases.

    Au plaisir de vous lire.

    Pascal Weber

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
  15. je suis en train de préparer la rédaction d’un rapport d’audit interne concernant la gestion et l’exploitation du matériel/parc roulant.

    force est de constater que j’épprouve des difficultés pour le rédiger faute de référentiel et de modèle de rapport relatifs à ce thème.

    j’ai besoin de modèles de rapports/ étude de cas sur l’exploitation du matériel, le plus tôt possible car je dois le finir au plus tard le 15/12/2013.

    coordonnées: elfaycal2001@yahoo.fr

    sincères salutations.

    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
  16. Pascal Weber dit :

    Bonjour,

    Avant d’évoquer le rapport d’audit, il est important de savoir de quelle manière vous avez réalisé les différents entretiens.

    Avez-vous un référentiel pour réaliser l’audit? Dans les normes de systèmes de management, on parle de critères d’audit : ISO 9001, ISO 14001, par exemples.

    Avez-vous une lettre de mission définissant explicitement l’objectif de l’audit que vous avez à réaliser?

    Si vous n’avez pas encore réalisé l’audit, les questions précédentes vous permettront de construire ce qu’on appelle un guide d’audit.

    Si vous avez déjà réalisé l’audit, l’article consacré à la rédaction d’un audit évoque les différents éléments à intégrer dans un rapport d’audit : points forts, points faibles, non conformités, opportunités d’amélioration. Une conclusion pourra être ajoutée.

    Voici mon dernier article consacré plus précisément à la rédaction des non conformités. Il est important de respecter une formalisation précise afin que les audités puissent les prendre en compte comme une réelle opportunité de progrès.

    http://www.ameliorationcontinue.fr/non-conformite-audit/

    N’hésitez-pas à revenir vers moi en cas de questions complémentaires.

    Au plaisir de vous lire.
    Pascal Weber

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
  17. seck assane dit :

    Merci pour vos articles qui sont très pertinents.je suis stagiaire en Master Normalisation Qualité Essais,et vos articles qui sont très pratiques m’ont permis de mieux comprendre les différentes étapes du rapport d’audit et d’améliorer la rédaction de mes rapports d’audit.

    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
  18. benaissa dit :

    merci de votre aide

    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
  19. Yves PAUL dit :

    Bonjour,
    Un grand merci pour ce travail.
    C’est un outil qui va m’aider à m’améliorer dans mon travail

    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Laisser un commentaire