L’exigence 7.4 de la norme ISO 9001 nécessite l’établissement des critères de sélection, d’évaluation et de réévaluation. Evaluer un fournisseur et le réévaluer régulièrement nécessite de mettre en place un outil.
Il est important que vous puissiez vous appuyer directement sur les informations gérées dans votre outil de gestion d’entreprise (ERP ou GPAO).
Pourquoi ?
Le fait de s’appuyer sur votre outil de gestion d’entreprise vous permet de disposer d’un outil d’évaluation « temps réel ». Vous pourrez tenir à jour votre évaluation des fournisseurs à fréquence régulière afin que les informations factuelles obtenues servent, de manière opérationnelle, dans votre relation avec vos fournisseurs.
Si vous rencontrez régulièrement vos fournisseurs « stratégiques », vous allez pouvoir utiliser les éléments constitués : volume des commandes, respect des délais de livraison, qualité des livraison, …
Faire une évaluation des fournisseurs annuelle pour les besoins de la norme ISO 9001 n’apporte aucune valeur ajoutée aux acheteurs. Il est important que les acheteurs puissent exploiter ces informations au « quotidien ».
Comment obtenir les données ?
Ne retenez que les fournisseurs entrant dans la composition de vos produits en mettant en place une extraction des données de votre logiciel de gestion s’appuyant sur le critère de sélection « familles d’achat » et une période retenue :
- Code fournisseur
- Chiffre d’affaires
Mettre en place une extraction des données de votre logiciel de gestion en vous appuyant sur les bons de livraison (lignes) :
- n° bon de réception interne
- n° commande fournisseur
- n° ligne de commande fournisseur
- fournisseur
- code article
- quantité livrée
- date de livraison (date du bon de livraison)
Mettre en place une extraction des données de votre logiciel de gestion en vous appuyant sur les bons de commande fournisseur (lignes) :
- n° commande fournisseur
- n° ligne de commande fournisseur
- code fournisseur
- code article
- quantité demandée
- date de livraison souhaitée par votre entreprise
- date de livraison confirmée par le fournisseur
Il est important de suivre les accusés réception (AR fournisseur) de vos fournisseurs afin de disposer de la date de livraison confirmée.
Attention toutefois, car un fournisseur pourrait avoir un taux de respect des dates de livraison très « bon » si vous considérez la dernière date de livraison confirmée dans votre logiciel de gestion. Il est important de calculer un taux de respect des engagements de dates de livraison en prenant en compte la première date confirmée par AR.
Mettre en place également une extraction des données de votre logiciel de gestion en vous appuyant sur les produits non conformes imputés à vos fournisseurs sur la période retenue :
- code fournisseur
- nom du fournisseur
- chiffre d’affaires
Comment exploiter les données extraites ?
Dans Excel, il nous faudra quatre onglets de données. On les appellera :
- fournisseurs (chiffre d’affaires)
- bons de livraison
- bons de commandes
- non conformités
On complétera les onglets précédents avec un ou plusieurs onglets de synthèse exploitant les informations constituées :
- Chiffre d’affaires
- Nombre de commandes
- Nombre de lignes de commandes
- Nombre de réception (identification des livraisons partielles)
- Nombre de non conformités (qualité des produits livrés)
- Respect des dates de livraison
En conclusion
Certains logiciels de gestion dispose d’une évaluation des fournisseurs basée sur chaque réception. Généralement, il suffit de renseigner, à chaque ligne de commande réceptionnée, quelques critères qualitatifs
- Qualité du produit : oui/non
- Respect des quantités demandées : oui/non
- Respect des délais confirmés par AR : oui/non
- Commentaire général lié à la ligne de commande
Avec ces éléments « qualitatifs », il vous sera très facile de construire un outil d’évaluation des fournisseurs, comme celui présenté ci-dessus.
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« Gagnez du temps en automatisant vos indicateurs de performance«
Il vous permettra à concevoir facilement ce type d’outil avec votre tableur favori.
Crédit photo : businesspictures
Voir aussi :
- Améliorer la performance de l’entreprise avec l’évaluation de vos fournisseurs
- L’approche processus comme outil de management
- Produits non conformes & performance
- Comment mettre en œuvre un processus de progrès permanent dans votre entreprise?
- Comment faire du manuel qualité un outil à valeur ajoutée?
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Bonjour ,
Je suis chargée d’auditer un département dans mon entreprise , il s’agit des Moyens Généraux.
S’il vous plait, je voudrai un modèle de conduite d’une mission pareille.
Je vous en remercie.
Bonjour Fatima,
Vous souhaitez auditer les Moyens Généraux. Je vous propose de préparer l’audit en définissant un guide d’audit.
En partant des activités, il vous est possible de définir des thèmes à auditer. Il faudra ensuite les décomposer en sous-thèmes, le tout constituant votre guide d’audit. Complétez votre guide d’audit avec les exigences ISO 9001 : 2008 afin de vous assurer de la conformité des activités au référentiel de certification.
Si les Moyens Généraux sont organisés en processus, vous pourrez partir de la fiche processus. Prenez en compte les éléments suivants afin de construire les thèmes et les sous-thèmes :
Données d’entrée
Activités principales du processus
Éléments de surveillance et de mesure
Donnée de sortie
Identifiez éventuellement les composantes de maîtrise du processus :
Méthodes de travail appliquées
Moyens mis en œuvre
Acteurs du processus : fonctions
En fonction des éléments décrits en votre possession, vous allez pouvoir préparer un premier guide d’audit.
Revenez vers moi, si nécessaire.
Pascal Weber
Bonjour ,
Je suis chargée du contrôle de la qualité dans mon entreprise.
S’il vous plait, je voudrais un modèle de méthode de contrôle dans une entreprise de taille moyenne.
Je vous en remercie.
Bonjour,
Vous êtes responsable du contrôle qualité dans votre entreprise qui fabrique a priori du mobilier de laboratoire. Votre question concernant un « modèle de méthode de contrôle dans une entreprise de taille moyenne » est trop large.
Des contrôles existent probablement déjà dans la fabrication de vos produits. Quand les meubles sont réceptionnés et montés chez vos clients (activité de chantier), avez-vous également des contrôles à faire qui conduisent à un procès-verbal de réception?
De manière générale, il faut absolument se poser les deux questions suivantes :
Quels défauts sont détectés par notre système de contrôle qualité?
Quels défauts ne sont pas détectés par notre système de contrôle qualité?
L’analyse des défauts détectés en interne ou en externe (réserve sur PV de réception, réclamations clients, retours de garantie, …) vous permettent d’adapter votre système de contrôle qualité au fil du temps :
suppression ou allègement de certains contrôles internes
création ou renforcement de certains contrôles internes
Vous l’aurez compris. Un système de contrôle n’est pas figé dans le temps. Il doit impérativement être adapté, mais pas seulement en ajoutant systématiquement de nouveaux contrôles. Il faut également se poser la question de la pertinence des contrôles. Cela vous permettra de supprimer des contrôle qui sont devenus inutiles.
N’hésitez-pas à compléter ma première réponse en précisant davantage votre question du contrôle qualité.
Au plaisir de vous lire.
Pascal Weber
Bonjour Mr Pascal Weber
Je prépare la revue de direction, j’ ai vraiment besoin de votre réponse :
La question est la suivante : comment je peux faire une bonne évaluation des fournisseurs sachant que :
Les fournisseurs ne sont pas concurrents les uns aux autres ( chacun fournit un produit ou un service différent)
J’ ai procédé par la pondération, et même avec les notes affectées à chacun, on n’ a pas pu prendre décision envers eux.
Cordialement,
Inès
Bonjour Ines,
Vous avez mis en place une cotation des fournisseurs par pondération. Fixez-vous éventuellement une limite inférieure en dessous de laquelle vous devrez engager obligatoirement une action envers le fournisseur. Dans la pratique, vous n’aurez jamais besoin d’attendre l’évaluation fournisseurs pour agir. C’est pour cette raison que l’évaluation au fil de l’eau (qualité / délai / quantité) permet à un acheteur d’agir au plus près des différents événements enregistrés.
L’évaluation fournisseurs n’est pas nécessairement utilisée pour comparer des fournisseurs entre eux sauf s’ils sont sur les mêmes produits / services. Dans ce dernier cas, l’évaluation vous permettrait de sélectionner des fournisseurs privilégiés.
Dans votre cas, en fonction de ce que vous m’avez communiqué, il suffit de laisser un commentaire dans votre compte rendu de direction indiquant que les fournisseurs actuels sont tous reconduits en termes d’agrément. Il n’y a pas d’action à mener envers les fournisseurs.
En espérant avoir apporté un début de solution à votre question.
Pascal Weber