Comment réaliser un audit d’un projet?



Réaliser un audit d’un projet permet d’illustrer par l’exemple la méthodologie d’audit présentée dans l’article « Réussir ses audits internes en quatre étapes ».

Il s’agit tout d’abord d’introduire la notion de projet avant d’aborder les éléments du référentiel ISO 9001 vous permettant de construire le fil directeur de votre audit du projet.

Quelle est la définition d’un projet ?

Selon la source Wikipédia :

« Le mot projet provient du mot latin projectus , participe passé dérivé de pro-jicere, « jeter quelque chose vers l’avant » dont le préfixe pro- signifie « qui précède dans le temps » et le radical jicere signifie « jeter ». Le mot « projet » évolue, surtout à partir des années 1950, quand plusieurs techniques de gestion de projet sont élaborées : le mot ” Projet ” dans son acception actuelle couvre à la fois l’intention visée et le dispositif prévu pour la réaliser. »

Pour être un peu plus clair, le projet est une aventure temporaire, car délimitée dans le temps, dans le but de créer un produit ou une prestation de service unique. Les caractéristiques principales du projet sont :

  • Une date de début : Le projet est parfaitement cadré.
  • Une date de fin : Le projet est une aventure temporaire.
  • Un objectif à atteindre : Un produit / service défini (les livrables du projet).

Quelles exigences faut-il retenir du référentiel ISO 9001 ?

Les exigences se trouvent toutes regroupées dans le paragraphe 7.3 « Conception et développement ».

La planification de la conception et du développement (7.3.1)

L’outil de planification qu’une entreprise va retenir pour gérer le projet dépend principalement de la taille du projet (durée, ressources humaines). N’essayez pas de retrouver des outils Gantt partout sachant que le projet peut se limiter à moins d’une journée de travail pour une personne !

Il est important de ne pas imposer des outils inappropriés sous prétexte que la norme ISO 9001 impose une planification.

Si le projet se réalise sur une période de un, deux mois, voire plus, il est important qu’un outil de planification serve de support à la maîtrise du projet (tenue des délais de remise des livrables). L’outil de planification devra être tenu à jour au fil du temps (avancement du projet, autant que nécessaire), car quel intérêt d’avoir un planning « figé » en date du lancement du projet il y a 6 mois ! Un fichier Excel ® peut suffire.

Quelles exigences faut-il prendre en compte. ?

Il s’agit de déterminer les étapes : Le découpage du projet en sous-ensembles permettra de maîtriser la production des livrables (plans, spécifications d’achat, notices de montage, prototype, …)

Il s’agit de déterminer les activités de revue, de vérification et de validation appropriées à chaque étape : Il s’agit de retenir le fait que le nombre de revues, de vérification, et de validations n’est pas imposé. C’est le bon sens qui devra, selon la nature du projet (au départ) et selon l’avancement dans le projet (en cours), déterminer le nombre de points d’arrêt. N’oubliez pas que le projet est une aventure temporaire et non une activité répétitive de production.

Il s’agit de déterminer les responsabilités et autorités : Il est important, dans toute aventure de définir les rôles de chacun et en particulier celle du chef de projet (responsabilité du projet en termes de coût / qualité / délai).

Les éléments d’entrée de la conception et du développement

Il faut organiser une vraie activité pour la gestion des éléments d’entrée du projet. Pourquoi ?

L’ensemble des éléments d’entrée n’est pas toujours disponible au début du projet. Cela veut dire que certains éléments d’entrée viendront en cours de projet (première version) ou évolueront en cours de projet (évolution de version). Rien de plus normal dans la vie d’un projet !

Il s’agit de déterminer les exigences nécessaires à la conception et au développement du produit. Une règle de gestion liée aux enregistrements des données d’entrée doit être définie (ISO 9001 – 4.2.4)

Quelles sont les éléments d’entrée ?

  • Les exigences fonctionnelles et de performance : classiquement a minima un cahier des charges décrivant les fonctions souhaitées et les niveaux de performance à atteindre
  • Les exigences réglementaires et légales applicables : normes relatives à la conception d’un produit (milieu ATEX – atmosphère explosive)
  • Les informations issues de conceptions similaires précédentes : expériences capitalisées par l’entreprise
  • Les autres exigences essentielles pour la conception et le développement : règle du métier, procédures propres à l’entreprise, par exemples.

Lors de l’audit, il est important que vous puissiez vous assurer des pratiques de maîtrise documentaire liées aux éléments d’entrée (ISO 9001 – 4.2.3) :

  • Gestion des versions actives et périmées : partage avec les acteurs du projet
  • Prise en compte d’une évolution de la donnée d’entrée sur le projet en cours

Il s’agit de revoir les éléments d’entrée afin de garantir que les exigences soient complètes, non ambigües et non contradictoires. Du bon sens quoi !

Les éléments de sortie de la conception

Les éléments de sortie doivent également être gérés afin de garantir la maîtrise documentaire (ISO 9001 – 4.2.3) dans le cadre du projet : version active et version périmée.

Les éléments de sortie correspondent aux livrables du projet : plans, notes de calcul, spécification d’achat, nomenclature produit, notice de montage, notice d’utilisation, …

Les éléments de sortie vont être livrés à des acteurs de l’entreprise (processus achat, processus production, processus SAV, par exemples) ou à des clients.

Il s’agit de pouvoir vérifier les données de sortie par rapport aux données d’entrée (exigences relatives au produit / service).

Il s’agit d’approuver les éléments de sortie avant de les mettre à disposition aux clients internes ou externes : contrôle des plans, des notes de calcul, …

En résumé

Le projet peut être considéré comme un processus avec la seule restriction que l’organisation mise en place pour le projet est temporaire (cf la définition donnée ci-dessus). Vous allez donc vous intéresser aux éléments d’entrée et aux éléments de sortie afin de vous assurer que les verrous sont bien mis en oeuvre :

  • Les activités de maîtrise documentaire des éléments d’entrée et de sortie (élément actif ou périmé)
  • La revue des éléments d’entrée (prise en compte)
  • L’enregistrement des éléments d’entrée (règles ISO 9001 – 4.2.4)
  • Les contrôles avant mise à disposition des éléments de sortie aux clients internes et externes

L’outil de planification du projet devra être tenu à jour, en particulier les étapes de revue de la conception et de développement, da vérification de la conception et de développement et de validation de la conception et de développement.

Les concepts de revue, vérification, validation seront abordés dans de futurs articles.

Avez-vous des compléments à apporter d’ici là ?

A vos commentaires alors !

Crédit photo : SolidWorksModel

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2 thoughts on “Comment réaliser un audit d’un projet?

  1. D’accord avec le contenu de cet article…
    Néanmoins, il est très rare qu’une organisation n’aie à gérer qu’un seul projet.
    C’est la raison pour laquelle je considère qu’il existe bel et bien un processus projet fondamental dans la vie de l’entreprise. Ce processus va alors déterminer l’ossature sur laquelle chaque projet s’appuiera .
    On trouvera alors un plan de management par projet indiquant comment le schéma générique sera déployé, appliqué pour ce projet spécifique.(il n’est bien sûr pas question de passer dans un mode “marteau pour écraser les mouches”).
    Les avantages en résultant sont évidemment: la boucle d’amélioration continue, l’échange de bonnes pratiques, implication du management….
    Cordialement

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  2. Bonjour Yves,

    C’est possible de créer un processus projet au sein de l’entreprise afin de maîtriser les projets adressés. C’est vrai dans toute entreprise travaillant en mode projet pour ses clients. Dans ce cas, on va bien retrouver un processus de type “réalisation” au sein de l’entreprise. Toutefois cela reste le choix de l’entreprise de créer ou non un processus. Dans les entreprises qui ont des activités de type production ou prestations de service non gérées selon le mode projet, je considère qu’il n’est pas nécessaire de créer un processus projet. Je considère que la méthodologie de gestion devra se déployer dans le cadre du processus d’amélioration continue, en complément de la méthode de résolution de problèmes permettant d’adresser les actions correctives et préventives.

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