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L’audit interne est un outil permettant d’observer une activité avec un œil extérieur afin de s’assurer que les règles de fonctionnement sont respectées (aspect conformité) et que les activités / processus sont efficaces (capacité à atteindre les objectifs). Je propose de vous exposer la méthodologie d’un audit en quatre étapes. L’article « Faire un audit interne au service commercial » vous proposera de déployer la méthodologie avec un exemple concret.

Etape n°1 : Gérer les compétences de vos auditeurs internes

Quand on se trouve dans son quotidien, il n’est pas toujours facile de prendre du recul par rapport à son mode de fonctionnement. Un œil extérieur, ayant la compétence de la méthodologie d’audit, va pouvoir interpeller les acteurs de l’activité par des questions pertinentes : Pourquoi faites-vous cela ? Quelle est la valeur ajoutée de cette action ?

L’œil extérieur est par ailleurs une exigence des normes « systèmes de management » (ISO 9001, ISO 14001, …) s’appuyant sur l’indépendance de l’auditeur vis-à-vis du sujet audité. En effet, l’auditeur ne doit pas avoir de responsabilité dans le sujet audité afin qu’il puisse assurer sa mission en toute objectivité et impartialité.

En clair, on ne peut pas s’auditer. Cela s’appelle plutôt une autoévaluation de ses propres activités. Mais comment faire dans une entreprise de « petite taille » ? Il faut, dans ce cas, faire appel à une ressource extérieure de l’entreprise afin que l’audit soit réalisé dans les règles de l’art.

La vraie question que doit se poser le chef d’entreprise est : Quelle est la valeur ajoutée apportée par les audits internes ? Même en assurant l’indépendance des auditeurs internes vis-à-vis des sujets audités, je constate régulièrement, à la lecture des rapports d’audit, la pauvreté des résultats d’audit.

Pour que l’outil d’audit interne soit un des moteurs de l’amélioration continue des entreprises, il faut :

  • sélectionner des auditeurs sur leurs compétences
  • former les auditeurs à la méthodologie d’audit

Etape n°2: Préparer le sujet d’audit interne

Il est important de bien préparer son sujet car il en va de votre crédibilité face aux audités. Le point de départ est de collecter l’ensemble des exigences s’appliquant au sujet :

  • Exigences liées aux référentiels applicables : ISO 9001, …
  • Exigences définies par l’entreprise : documentation interne

Attention à ne pas tomber dans l’excès de lecture de la documentation car si vous rentrez dans un niveau de détail « trop fin » vous allez vous y perdre. Le déroulement de l’audit vous permettra d’accéder au détail, si cela est nécessaire, c’est une technique exposé dans l’étape 2.

Je propose de toujours partir de la feuille blanche et de définir son fil directeur pour la conduite des entretiens. C’est la meilleure façon de s’approprier le sujet. Cela demande de repartir des exigences liées aux référentiels applicables : ISO 9001, … Cela évite de tomber dans un niveau de détail trop fin.

Le fil directeur soit reprendre des mots correspondants aux sujets à développer. Il ne faut pas vouloir lister exhaustivement les questions à poser. Avec une bonne préparation, les mots clés suffisent à introduire les questions avec les audités.

Etape n°3 : Réaliser les entretiens

Le point de départ est une réunion d’ouverture permettant de présenter les sujets audités, la méthodologie déployée et le planning de déroulement.

La difficulté de l’entretien se situe dans le fait qu’il faille :

  • être à l’écoute des personnes auditées,
  • être capable de prendre les notes pertinentes
  • couvrir l’ensemble des éléments du fil directeur préparé dans l’étape 1.

Etre à l’écoute veut bien dire éviter d’avoir le nez en permanence dans ses notes, d’où un fil directeur basé exclusivement sur des mots clés à aborder.

Etre capable de prendre des notes pertinentes évite également d’avoir le nez en permanence dans ses notes. De plus, la prise de note doit uniquement vous servir à construire le rapport d’audit. Je vous invite donc d’associer des symbolique à vos notes : PF pour point fort, OA pour opportunité d’amélioration, NC pour non-conformité et R pour le risque de dérive, par exemples.

De quelle manière faut-il aborder les différents sujets avec les personnes audités ?

La première question sera toujours : Comment faites vous ? en combinaison avec le mot clé du fil directeur. Cette question ouverte va donner le maximum de latitude à l’audité pour sa réponse. Ensuite on utilise classiquement les questions QQOQCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Combien ? Pourquoi ?). On s’appuie également sur des techniques : recentrage du sujet », reformulation, par exemples, car l’objectif de l’auditeur est de couvrir l’ensemble des points préparés dans le fil directeur. Utilisez-le comme une check-list à traiter.

Etape n°4 : Restituer les résultats d’audit interne

La prise de note en cours d’entretien doit vous permettre de faire une synthèse rapide. A titre d’exemple, un audit interne de quatre heures doit nécessiter moins d’une heure pour la rédaction du rapport d’audit.

En reprenant vos notes, très rapidement vous identifier les points à prendre en compte dans les résultats de votre audit :

  • point fort
  • non-conformité
  • points à risque
  • opportunités d’amélioration

Une fois les éléments reformulés, il ne vous reste plus qu’à faire une conclusion générale pour finaliser votre rapport d’audit. La réunion de clôture permet ensuite de restituer les résultats de votre audit au responsable des audités.

En conclusion

Faire un audit interne nécessite de s’appuyer sur une méthodologie, sachant que les compétences de l’auditeur en termes de connaissance des différents métiers de l’entreprise sont fondamentales si vous souhaitez, en tant que chef d’entreprise, avoir des audits internes avec une forte valeur ajoutée.

Quel est votre retour d’expérience sur le sujet ? Appliquez-vous des « recettes » différentes ?

N’hésitez-pas à partager vos expériences personnelles afin de continuer le débat.

Pour information, la norme ISO 19011:2002 Octobre 2002 « Lignes directrices pour l’audit des systèmes de management de la qualité et/ou de management environnemental » est en cours d’évolution: ISO/DIS 19011 Novembre 2010 « Lignes directrices pour l’audit des systèmes de management ».

Crédit photo : Schepper

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